Handleidingen › Handleiding

Lessons learned sjabloon

De meeste lessons learned-documenten worden één keer geschreven, netjes opgeborgen en nooit meer geopend. Hier is een sjabloon waarmee er bij het volgende project echt iets verandert.

Waarom de meeste lessen nooit geleerd worden

Een les is geleerd als iemand iets anders gaat doen. Een alinea die zegt dat de communicatie beter had gekund, verandert niets, want niemand is eigenaar en niemand kan zien of het werkte.

Daarom vraagt het sjabloon hieronder bij elke les om bewijs, een oorzaak en een actie met eigenaar. Kan het die vragen niet beantwoorden, dan is het gemopper, geen les.

Het sjabloon: kolommen om te kopiëren

Gebruik een eenvoudige tabel met één rij per les. Houd de formulering feitelijk en zonder schuldvraag.

• Referentienummer en projectfase (initiatie, planning, uitvoering, afsluiting).
• Categorie: scope, planning, kosten, mensen, leveranciers, governance, technologie of communicatie.
• Wat er gebeurde, in een of twee feitelijke zinnen.
• Impact: verloren dagen, extra kosten of geraakte baten, als u dat weet.
• Hoofdoorzaak: de reden achter de reden, niet het symptoom.
• Aanbeveling, eigenaar van de actie en het team of proces waarop het van toepassing is.

De sessie leiden

Houd hem zolang de herinneringen vers zijn, bij voorkeur binnen enkele weken na oplevering, en nodig de mensen uit die het werk deden naast de opdrachtgever. Vraag zo mogelijk iemand buiten het projectteam om te modereren, want de projectmanager is zelden neutraal over het eigen project.

Doe het als drie vragen, elk met tien minuten stil schrijven vóór enige discussie, zodat de hardste stem de agenda niet bepaalt.

• Wat ging goed en moet herhaald worden?
• Wat ging niet goed, en wat was de hoofdoorzaak?
• Wat zouden we anders doen, en wie zorgt dat dat gebeurt?
• Vraag vijf keer waarom bij de twee of drie grootste problemen.
• Spreek vooraf een regel af: we bespreken processen en besluiten, niet mensen.

Van lessen naar verandering

Sorteer de uitkomst in lessen waar u iets mee kunt en lessen die slechts interessant zijn. Bruikbare lessen krijgen een eigenaar en een datum, en komen op een plek waar mensen ze weer zien, zoals het PMO-draaiboek, een startchecklist voor projecten of het risicoregister-sjabloon voor het volgende project.

• Voeg terugkerende problemen toe aan de standaardrisicolijst voor nieuwe projecten.
• Werk sjablonen en checklists in dezelfde week bij, niet uiteindelijk.
• Stuur de vijf belangrijkste lessen naar het PMO en naar de volgende projectmanager, op naam.
• Herzie het logboek aan het begin van elke nieuwe kick-off.

Leg lessen vast terwijl u bezig bent

De beste lessenlogboeken beginnen in week één. Een regel die u toevoegt telkens als er iets misgaat, is meer waard dan een heroïsche geheugenoefening aan het eind. In Senshin kunt u dit naast de RAID-log bijhouden, zodat afgesloten issues en besluiten al klaarstaan wanneer de evaluatie komt.

Waar dit in Senshin zit

Veelgestelde vragen

Meer handleidingen

Laatst bijgewerkt: 2026-10-22