Anleitungen › Anleitung

Lessons Learned Vorlage

Die meisten Lessons-Learned-Dokumente werden einmal geschrieben, sorgfältig abgelegt und nie wieder geöffnet. Hier ist eine Vorlage, die darauf ausgelegt ist, dass sich im nächsten Projekt wirklich etwas ändert.

Warum die meisten Lessons nie gelernt werden

Eine Lektion gilt als gelernt, wenn jemand etwas anders macht. Ein Absatz, der sagt, die Kommunikation hätte besser sein können, ändert nichts, weil niemand ihn verantwortet und niemand erkennen kann, ob es geholfen hat.

Deshalb verlangt die Vorlage unten für jede Lektion einen Beleg, eine Ursache und eine Maßnahme mit Verantwortlichem. Kann sie das nicht beantworten, ist es Gemecker, keine Lektion.

Die Vorlage: Spalten zum Kopieren

Nutzen Sie eine einfache Tabelle mit einer Zeile pro Lektion. Formulieren Sie sachlich und ohne Schuldzuweisung.

• Referenznummer und Projektphase (Initiierung, Planung, Umsetzung, Abschluss).
• Kategorie: Umfang, Termin, Kosten, Menschen, Lieferanten, Governance, Technologie oder Kommunikation.
• Was passiert ist, in ein oder zwei sachlichen Sätzen.
• Auswirkung: verlorene Tage, zusätzliche Kosten oder beeinträchtigter Nutzen, wenn bekannt.
• Grundursache: der Grund hinter dem Grund, nicht das Symptom.
• Empfehlung, Verantwortlicher für die Maßnahme und das Team oder der Prozess, für den sie gilt.

Den Workshop durchführen

Halten Sie ihn ab, solange die Erinnerung frisch ist, idealerweise innerhalb weniger Wochen nach dem Go-live, und laden Sie die Menschen ein, die die Arbeit gemacht haben, ebenso den Sponsor. Bitten Sie nach Möglichkeit jemanden außerhalb des Projektteams zu moderieren, denn der Projektleiter ist selten neutral gegenüber dem eigenen Projekt.

Führen Sie ihn als drei Fragen durch, jeweils mit zehn Minuten stillem Schreiben vor jeder Diskussion, damit nicht die lauteste Stimme die Agenda bestimmt.

• Was lief gut und sollte wiederholt werden?
• Was lief nicht gut, und was war die Grundursache?
• Was würden wir anders machen, und wer sorgt dafür?
• Fragen Sie bei den größten zwei oder drei Problemen fünfmal „Warum?“.
• Vereinbaren Sie vorab eine Regel: Wir besprechen Prozesse und Entscheidungen, nicht Personen.

Aus Lektionen Veränderung machen

Sortieren Sie das Ergebnis in Lektionen, auf die Sie handeln können, und solche, die nur interessant sind. Umsetzbare brauchen einen Verantwortlichen und ein Datum und gehören dorthin, wo Menschen sie wieder sehen, etwa ins PMO-Handbuch, in eine Checkliste für den Projektstart oder in die Risikoregister-Vorlage für das nächste Projekt.

• Nehmen Sie wiederkehrende Probleme in die Standard-Risikoliste für neue Projekte auf.
• Aktualisieren Sie Vorlagen und Checklisten in derselben Woche, nicht irgendwann.
• Senden Sie die fünf wichtigsten Lektionen namentlich an das PMO und den nächsten Projektleiter.
• Gehen Sie das Log zu Beginn jedes neuen Projekt-Kick-offs durch.

Lektionen laufend erfassen

Die besten Lessons-Learned-Logs beginnen in Woche eins. Eine Zeile, jedes Mal ergänzt, wenn etwas schiefgeht, ist mehr wert als eine heroische Gedächtnisübung am Ende. In Senshin können Sie sie neben dem RAID-Log führen, sodass geschlossene Issues und Entscheidungen schon bereitliegen, wenn der Review ansteht.

Wo das in Senshin steckt

Häufige Fragen

Weitere Anleitungen

Zuletzt aktualisiert: 2026-10-22