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RAG-Status Definitionen gegen das Grün-bis-plötzlich-Rot-Problem
Jedes Projekt ist grün, bis zu dem Termin, an dem es plötzlich rot ist. Die Lösung sind nicht mutigere Projektleiter, sondern schriftliche RAG-Status Definitionen, die aus der Farbe ein Ergebnis machen statt einer Stimmung. Hier ist ein Satz, den Sie heute in Ihr Berichtspaket übernehmen können.
Warum der RAG-Status schriftliche Definitionen braucht
RAG steht für Rot, Amber (Gelb), Grün. Für sich genommen ist es ein Bauchgefühl im Datenkostüm: Das Gelb des einen Projektleiters ist das Rot des nächsten, und Sponsoren lernen, die Farbe komplett zu ignorieren.
Eine Definition macht aus der Farbe einen Test. Liegt das prognostizierte Enddatum weiter als die vereinbarte Toleranz hinter dem Basisplan, ist der Status rot – egal, wer berichtet und wie er sich dabei fühlt.
- Stimmen Sie die Definitionen mit Ihrem Sponsor ab, bevor das Projekt startet, nicht erst, wenn die erste Verzögerung eintritt.
- Schreiben Sie sie in den Projektauftrag oder das Berichtspaket, damit sie nicht jede Woche neu verhandelt werden.
- Nutzen Sie dieselben Definitionen in jedem Projekt des Portfolios, damit die Farben vergleichbar sind.
- Nennen Sie neben der Farbe immer den Grund, in einer Zeile.
Gesamtstatus: der Drei-Farben-Test
Nehmen Sie als Gesamtfarbe die schlechteste Dimension darunter, nicht den Durchschnitt. Ein Projekt, das bei den Kosten grün und beim Termin rot ist, ist rot.
Halten Sie die Formulierungen so kurz, dass sie auf eine Folie passen.
- Grün: im Plan. Prognose bei jeder Dimension innerhalb der Toleranz, keine offene Frage braucht ein Eingreifen des Sponsors.
- Gelb (Amber): gefährdet. Mindestens eine Dimension liegt außerhalb der Toleranz oder wird es ohne Gegenmaßnahmen, und Sie haben einen Plan, sie zurückzuholen.
- Rot: nicht im Plan. Eine Dimension liegt außerhalb der Toleranz, die Wiederherstellung braucht eine Entscheidung von Sponsor oder Lenkungsausschuss, und Sie können es nicht im Rahmen Ihrer eigenen Befugnisse lösen.
- Optional Blau oder Grau: nicht gestartet, pausiert oder abgeschlossen, damit fertige Arbeit die Farbzählung nicht verfälscht.
Beispiel-Schwellen je Dimension
Die Zahlen unten sind ein Beispiel. Legen Sie Ihre mit Ihrem Sponsor fest, passend zu Größe und Risiko des Projekts.
Entscheidend ist, dass jede Zeile von jedem, der den Plan ansieht, mit Ja oder Nein beantwortet werden kann.
- Termin: Grün ist Prognose-Ende am oder vor dem Basisplan; Gelb ist bis zu 10 Arbeitstage Verzug; Rot ist mehr als 10 Arbeitstage Verzug oder ein für den Sponsor wichtiger Meilenstein wird verfehlt.
- Budget: Grün ist Prognose innerhalb von 2 % des genehmigten Budgets; Gelb ist 2 % bis 5 % darüber; Rot ist mehr als 5 % darüber.
- Umfang: Grün sind keine nicht genehmigten Änderungen; Gelb sind Änderungen, über die noch entschieden wird; Rot sind genehmigte Änderungen ohne passende Zeit oder passendes Geld.
- Risiko: Grün ist kein Risiko über Ihrem Schwellenwert; Gelb ist ein hohes Risiko mit laufender Gegenmaßnahme; Rot ist ein hohes Risiko ohne Gegenmaßnahme oder eines, das zum Issue geworden ist.
- Ressourcen: Grün sind alle Schlüsselrollen besetzt; Gelb ist eine Lücke mit Plan; Rot ist eine Lücke auf dem kritischen Pfad.
Regeln, die die Farben ehrlich halten
Definitionen funktionieren, wenn die Regeln drumherum fest sind. Drei Gewohnheiten leisten den Großteil der Arbeit.
Farben dürfen schnell schlechter und langsam besser werden: Der Weg zurück zu Grün braucht Belege, keinen Optimismus.
- Gelb darf unbequem sein. Steht ein Status mehrere Berichtszyklen lang auf Gelb, behandeln Sie ihn wie Rot und eskalieren.
- Lassen Sie einen Sanierungsplan nicht die Farbe ändern; das tun nur gelieferte Ergebnisse.
- Zeigen Sie neben der Farbe einen Trendpfeil, damit der Sponsor Richtung und Position sieht.
- Prüfen Sie die Definitionen an jedem Stage Gate und halten Sie jede Änderung als Entscheidung fest.
Wo der RAG-Status auftaucht
Dieselben Farben erscheinen in Ihrem Wochenbericht, Ihrem Lenkungsausschuss-Bericht, Ihrem RAID-Log und Ihrer Portfolioansicht. Hat jedes eine andere Bedeutung, traut keinem jemand.
In Senshin fasst der Control Tower die Projektgesundheit in einer Portfolioansicht zusammen, und die Wochen- und SteerCo-Berichte nutzen dieselbe Statussprache, sodass die Farbe, die der Sponsor im Bericht sieht, der im Projekt entspricht.
- Wochenbericht: Gesamtfarbe plus eine Zeile Begründung je Dimension.
- RAID-Log: eine Farbe je Eintrag, damit überfällige Aktionen auffallen.
- Portfolioansicht: Anzahl Rot, Gelb und Grün je Programm.
Halten Sie das aktuell, nicht in einer Tabelle
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Häufige Fragen
Was bedeuten Rot, Gelb und Grün im Projektstatus?
Grün heißt im Plan innerhalb der vereinbarten Toleranzen, Gelb heißt gefährdet mit laufendem Gegenplan, und Rot heißt nicht im Plan und braucht eine Entscheidung von Sponsor oder Lenkungsausschuss.
Was sind gute RAG-Status Definitionen?
Gute Definitionen sind zahlenbasiert oder mit Ja/Nein prüfbar, vorab mit dem Sponsor vereinbart und für Termin, Budget, Umfang und Risiko gleich angewendet. Vermeiden Sie Formulierungen wie „Bedenken“ oder „etwas Druck“, die sich nicht prüfen lassen.
Sollte der Gesamt-RAG ein Durchschnitt der Teile sein?
Nein. Nehmen Sie die schlechteste Dimension, denn ein Durchschnitt versteckt das Problem, das die meiste Aufmerksamkeit braucht. Ein beim Termin rotes Projekt ist insgesamt rot.
Wie oft sollte sich der RAG-Status ändern?
Immer wenn sich die Fakten ändern, mindestens aber mit jedem Wochenbericht. Bleibt ein Projekt monatelang grün und springt dann auf Rot, müssen Definitionen oder Berichtsgewohnheiten kritisch geprüft werden.
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