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Definições de status RAG para acabar com o projeto verde até virar vermelho
Todo projeto é verde até a reunião em que, de repente, fica vermelho. A cura não é ter gerentes de projeto mais corajosos, e sim definições de status RAG escritas, que façam da cor um resultado e não um humor. Aqui vai um conjunto para colar hoje no seu pacote de relatórios.
Por que o status RAG precisa de definições por escrito
RAG vem de red, amber, green (vermelho, amarelo, verde). Sozinho, é uma sensação vestida de dado: o amarelo de um gerente é o vermelho de outro, e os patrocinadores aprendem a ignorar a cor por completo.
Uma definição transforma a cor em teste. Se a data de término prevista passa da linha de base mais do que a tolerância combinada, o status é vermelho, não importa quem reporta nem o que sente a respeito.
- Combine as definições com o patrocinador antes de o projeto começar, não quando o primeiro atraso aparecer.
- Escreva-as no termo de abertura do projeto ou no pacote de relatórios, para não serem rediscutidas toda semana.
- Use as mesmas definições em todos os projetos do portfólio, para que as cores possam ser comparadas.
- Informe sempre o motivo ao lado da cor, em uma linha.
Status geral: o teste das três cores
Use a cor geral como resumo da pior dimensão abaixo dela, e não como média. Um projeto verde em custo e vermelho em prazo é vermelho.
Mantenha o texto curto o bastante para caber em um slide.
- Verde: no rumo. Previsão dentro da tolerância em todas as dimensões, nenhum problema aberto exige ação do patrocinador.
- Amarelo: em risco. Pelo menos uma dimensão está fora da tolerância, ou ficará se nada for feito, e você tem um plano para trazê-la de volta.
- Vermelho: fora do rumo. Uma dimensão está fora da tolerância, a recuperação exige decisão do patrocinador ou do comitê diretivo (SteerCo) e você não consegue resolver dentro da sua alçada.
- Azul ou cinza, opcional: não iniciado, em espera ou encerrado, para que o trabalho concluído não distorça a contagem de cores.
Exemplos de limites por dimensão
Os números abaixo são um exemplo. Defina os seus com o patrocinador, na escala do tamanho e do risco do projeto.
O ponto é que qualquer pessoa que olhe o plano consiga responder cada linha com sim ou não.
- Prazo: verde é término previsto na linha de base ou antes; amarelo é até 10 dias úteis de atraso; vermelho é mais de 10 dias úteis de atraso ou um marco importante para o patrocinador perdido.
- Orçamento: verde é previsão até 2% do aprovado; amarelo é de 2% a 5% acima; vermelho é mais de 5% acima.
- Escopo: verde é nenhuma mudança não aprovada; amarelo é mudanças aguardando decisão; vermelho é mudanças aprovadas sem tempo ou dinheiro correspondente.
- Risco: verde é nenhum risco acima do seu limite de pontuação; amarelo é um risco alto com mitigação em andamento; vermelho é um risco alto sem mitigação ou que já virou problema.
- Recursos: verde é todos os papéis-chave preenchidos; amarelo é uma lacuna com plano; vermelho é uma lacuna no caminho crítico.
Regras que mantêm as cores honestas
As definições funcionam quando as regras em volta delas são firmes. Três hábitos fazem a maior parte do trabalho.
A cor pode piorar rápido e melhorar devagar: voltar ao verde exige evidência, não otimismo.
- O amarelo pode ser desconfortável. Se um status fica amarelo por mais de alguns ciclos de relatório, trate como vermelho e escale.
- Um plano de recuperação não muda a cor; resultados entregues mudam.
- Mostre a seta de tendência ao lado da cor, para o patrocinador ver a direção além da posição.
- Revise as definições em cada ponto de decisão (stage gate) e registre qualquer mudança como decisão.
Onde o status RAG aparece
As mesmas cores aparecem no seu relatório semanal, no pacote do SteerCo, no registro RAID e na visão de portfólio. Se cada um usa um significado, ninguém confia em nenhum.
No Senshin, a Torre de controle consolida a saúde dos projetos em uma única visão de portfólio, e os relatórios semanal e do SteerCo usam a mesma linguagem de status, então a cor que o patrocinador vê no pacote é a mesma do projeto.
- Relatório semanal: cor geral e uma linha de justificativa por dimensão.
- Registro RAID: uma cor por item, para os itens atrasados saltarem aos olhos.
- Visão de portfólio: contagem de vermelhos, amarelos e verdes por programa.
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Perguntas frequentes
O que significam vermelho, amarelo e verde no status do projeto?
Verde significa no rumo, dentro das tolerâncias combinadas; amarelo significa em risco, com plano de recuperação em andamento; vermelho significa fora do rumo e precisando de decisão do patrocinador ou do SteerCo.
Quais são boas definições de status RAG?
Boas definições são numéricas ou de sim/não, combinadas com o patrocinador de antemão e aplicadas do mesmo jeito a prazo, orçamento, escopo e risco. Evite frases como preocupações ou alguma pressão, que não dá para testar.
O RAG geral deve ser a média das partes?
Não. Use a pior dimensão, porque a média esconde o problema que mais precisa de atenção. Um projeto vermelho em prazo é vermelho no geral.
Com que frequência o status RAG deve mudar?
Sempre que os fatos mudarem, mas pelo menos a cada relatório semanal. Se um projeto fica verde por meses e depois pula para vermelho, é hora de olhar com rigor as definições ou os hábitos de reporte.
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