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Definizioni dello stato RAG che pongono fine al «verde fino al rosso»
Ogni progetto è verde fino alla riunione in cui, di colpo, diventa rosso. La cura non sono project manager più coraggiosi, ma definizioni scritte dello stato RAG che trasformino il colore in un risultato e non in un umore. Eccone una serie da incollare oggi stesso nel tuo report.
Perché lo stato RAG ha bisogno di definizioni scritte
RAG sta per rosso, giallo (amber), verde. Da solo è un'impressione travestita da dato: il giallo di un manager è il rosso di un altro, e gli sponsor imparano a ignorare del tutto il colore.
Una definizione trasforma il colore in un test. Se la data di fine prevista supera la baseline di più della tolleranza concordata, lo stato è rosso, chiunque faccia il report e comunque si senta al riguardo.
- Concorda le definizioni con lo sponsor prima dell'avvio del progetto, non quando arriva il primo slittamento.
- Scrivile nel project charter o nel report di avanzamento, così non vengono rimesse in discussione ogni settimana.
- Usa le stesse definizioni su tutti i progetti del portafoglio, in modo che i colori siano confrontabili.
- Indica sempre il motivo accanto al colore, in una riga.
Stato complessivo: il test dei tre colori
Usa il colore complessivo come sintesi della dimensione peggiore, non come media. Un progetto verde sui costi e rosso sui tempi è rosso.
Tieni la formulazione abbastanza corta da stare in una slide.
- Verde: in linea. Previsione entro la tolleranza su ogni dimensione, nessuna issue aperta richiede un intervento dello sponsor.
- Giallo: a rischio. Almeno una dimensione è fuori tolleranza, o lo sarà senza interventi, e hai un piano per riportarla in linea.
- Rosso: fuori rotta. Una dimensione è fuori tolleranza, il recupero richiede una decisione dello sponsor o dello SteerCo e non puoi risolverlo nei limiti della tua autorità.
- Facoltativo, blu o grigio: non avviato, sospeso o chiuso, così il lavoro concluso non falsa il conteggio dei colori.
Soglie di esempio per dimensione
I numeri qui sotto sono un esempio. Fissa i tuoi insieme allo sponsor, in proporzione alla dimensione e al rischio del progetto.
Il punto è che a ogni riga chiunque guardi il piano deve poter rispondere sì o no.
- Tempi: verde se la fine prevista è pari o precedente alla baseline; giallo fino a 10 giorni lavorativi di ritardo; rosso oltre 10 giorni lavorativi o se salta una milestone a cui lo sponsor tiene.
- Budget: verde se la previsione è entro il 2% dell'approvato; giallo tra il 2% e il 5% oltre; rosso oltre il 5%.
- Ambito: verde se non ci sono modifiche non approvate; giallo se ci sono modifiche in attesa di decisione; rosso se ci sono modifiche approvate senza tempo o denaro corrispondenti.
- Rischi: verde se nessun rischio supera la tua soglia di punteggio; giallo se c'è un rischio alto con una mitigazione in corso; rosso se c'è un rischio alto senza mitigazione o che è diventato una issue.
- Risorse: verde se tutti i ruoli chiave sono coperti; giallo se c'è un buco con un piano; rosso se il buco è sul percorso critico.
Regole che tengono onesti i colori
Le definizioni funzionano se le regole attorno sono ferme. Tre abitudini fanno quasi tutto il lavoro.
I colori possono peggiorare in fretta e migliorare lentamente: tornare al verde richiede prove, non ottimismo.
- Il giallo può essere scomodo. Se uno stato resta giallo per più di qualche ciclo di report, trattalo come rosso e fai l'escalation.
- Non lasciare che sia un piano di recupero a cambiare il colore: lo cambiano i risultati consegnati.
- Mostra la freccia di tendenza accanto al colore, così lo sponsor vede la direzione oltre alla posizione.
- Rivedi le definizioni a ogni stage gate e registra ogni cambiamento come decisione.
Dove compare lo stato RAG
Gli stessi colori compaiono nel report settimanale, nel dossier per lo SteerCo, nel registro RAID e nella vista di portafoglio. Se ognuno ha un significato diverso, nessuno si fiderà di nessuno.
In Senshin la Torre di controllo riassume lo stato di salute dei progetti in un'unica vista di portafoglio, e i report settimanali e dello SteerCo usano lo stesso linguaggio di stato: il colore che lo sponsor vede nel dossier coincide con quello del progetto.
- Report settimanale: colore complessivo più una riga di motivazione per ogni dimensione.
- Registro RAID: un colore per ogni voce, così le azioni scadute saltano all'occhio.
- Vista di portafoglio: conteggio di rossi, gialli e verdi per programma.
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Domande frequenti
Che cosa significano rosso, giallo e verde nello stato di un progetto?
Verde significa in linea entro le tolleranze concordate, giallo significa a rischio con un piano di recupero in corso, rosso significa fuori rotta e bisognoso di una decisione dello sponsor o dello SteerCo.
Quali sono buone definizioni dello stato RAG?
Buone definizioni sono numeriche o del tipo sì/no, concordate in anticipo con lo sponsor e applicate allo stesso modo a tempi, budget, ambito e rischi. Evita formule come «qualche preoccupazione» o «un po' di pressione», che non si possono verificare.
Lo stato RAG complessivo deve essere la media delle parti?
No. Prendi la dimensione peggiore, perché una media nasconde il problema che richiede più attenzione. Un progetto rosso sui tempi è rosso nel complesso.
Ogni quanto deve cambiare lo stato RAG?
Ogni volta che cambiano i fatti, ma almeno a ogni report settimanale. Se un progetto resta verde per mesi e poi passa di colpo al rosso, vanno riviste con attenzione le definizioni o le abitudini di reporting.
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