Handleidingen › Handleiding
RAG-status definities die ‘groen tot het ineens rood is’ voorkomen
Elk project is groen, tot de vergadering waarin het ineens rood is. De oplossing is geen dapperder projectmanager, maar een vastgelegde RAG-status definitie waardoor de kleur een uitkomst wordt in plaats van een bui. Hier is een set die u vandaag in uw rapportagepakket kunt plakken.
Waarom een RAG-status vastgelegde definities nodig heeft
RAG staat voor rood, amber (oranje), groen. Op zichzelf is het een gevoel dat als data is verkleed: het oranje van de één is het rood van de ander, en opdrachtgevers leren de kleur volledig te negeren.
Een definitie maakt van de kleur een toets. Ligt de prognose van de einddatum verder dan de afgesproken tolerantie voorbij de baseline, dan is de status rood, wie er ook rapporteert en wat diegene er ook van vindt.
- Spreek de definities af met uw opdrachtgever vóór de start van het project, niet wanneer de eerste vertraging zich aandient.
- Leg ze vast in de projectopdracht of het rapportagepakket, zodat ze niet elke week opnieuw ter discussie staan.
- Gebruik dezelfde definities voor elk project in het portfolio, zodat de kleuren vergelijkbaar zijn.
- Zet de reden altijd naast de kleur, in één regel.
Totaalstatus: de toets met drie kleuren
Gebruik de totaalkleur als samenvatting van de slechtste dimensie eronder, niet als gemiddelde. Een project dat groen is op kosten en rood op planning, is rood.
Houd de formulering kort genoeg voor één dia.
- Groen: op koers. Prognose binnen tolerantie op elke dimensie, geen openstaand issue vraagt actie van de opdrachtgever.
- Oranje: risico. Minstens één dimensie valt buiten de tolerantie of gaat dat doen als er niet wordt ingegrepen, en u heeft een plan om het terug te brengen.
- Rood: uit koers. Een dimensie valt buiten de tolerantie, herstel vraagt een besluit van de opdrachtgever of de SteerCo, en u kunt het niet oplossen binnen uw eigen mandaat.
- Optioneel blauw of grijs: niet gestart, on hold of afgesloten, zodat afgerond werk de kleurtellingen niet vervuilt.
Voorbeeldgrenzen per dimensie
De getallen hieronder zijn een voorbeeld. Stel de uwe vast met uw opdrachtgever, afgestemd op de omvang en het risico van het project.
Het gaat erom dat iedere regel door iedereen die naar de planning kijkt met ja of nee te beantwoorden is.
- Planning: groen is een prognose van de einddatum op of voor de baseline; oranje is tot 10 werkdagen te laat; rood is meer dan 10 werkdagen te laat of een mijlpaal die de opdrachtgever belangrijk vindt wordt gemist.
- Budget: groen is een prognose binnen 2% van het goedgekeurde budget; oranje is 2% tot 5% erboven; rood is meer dan 5% erboven.
- Scope: groen is geen niet-goedgekeurde wijzigingen; oranje is wijzigingen die op een besluit wachten; rood is goedgekeurde wijzigingen zonder bijbehorende tijd of geld.
- Risico: groen is geen risico boven uw drempelwaarde; oranje is een hoog risico met een lopende mitigatie; rood is een hoog risico zonder mitigatie, of eentje dat een issue is geworden.
- Capaciteit: groen is alle sleutelrollen ingevuld; oranje is een gat met een plan; rood is een gat op het kritieke pad.
Regels die de kleuren eerlijk houden
Definities werken als de regels eromheen strak zijn. Drie gewoonten doen het meeste werk.
Kleuren mogen snel verslechteren en langzaam verbeteren: terug naar groen vraagt bewijs, geen optimisme.
- Oranje mag ongemakkelijk zijn. Staat een status meer dan een paar rapportagecycli op oranje, behandel hem dan als rood en escaleer.
- Laat een herstelplan de kleur niet veranderen; opgeleverde resultaten doen dat wel.
- Toon de trendpijl naast de kleur, zodat de opdrachtgever zowel de richting als de stand ziet.
- Herzie de definities bij elke fasepoort en leg elke wijziging vast als besluit.
Waar de RAG-status terugkomt
Dezelfde kleuren staan in uw wekelijkse statusrapportage, uw stuurgroepdocument, uw RAID-log en uw portfolio-overzicht. Als elk een andere betekenis hanteert, vertrouwt niemand er nog één.
In Senshin rolt de Control Tower de projectgezondheid op in één portfolio-overzicht, en de week- en stuurgroeprapporten gebruiken dezelfde statustaal, dus de kleur die een opdrachtgever in het document ziet, komt overeen met die in het project.
- Weekrapportage: totaalkleur plus één regel onderbouwing per dimensie.
- RAID-log: een kleur per item, zodat te late acties opvallen.
- Portfolio-overzicht: aantallen rood, oranje en groen per programma.
Houd dit actueel, niet in een spreadsheet
Senshin houdt uw planning, RAID-log, budget en rapportages op één plek, zodat dit actueel blijft zonder wekelijks knip- en plakwerk. Een proefperiode van 14 dagen, met voorbeeldprojecten.
Start uw proefperiode van 14 dagenWaar dit in Senshin zit
Of £499.90 per jaar. Elk plan begint met een proefperiode van 14 dagen; daarna blijft uw werk bewaard, alleen-lezen, totdat u abonneert. Op elk moment annuleren. Prijzen zijn exclusief belasting. Enterprise wordt per contract geprijsd: Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Wat betekenen rood, oranje en groen in de projectstatus?
Groen betekent op koers binnen afgesproken toleranties, oranje betekent risico met een lopend herstelplan, en rood betekent uit koers en een besluit van de opdrachtgever of SteerCo nodig.
Wat zijn goede RAG-status definities?
Goede definities zijn numeriek of ja/nee, vooraf afgesproken met de opdrachtgever en op dezelfde manier toegepast op planning, budget, scope en risico. Vermijd formuleringen als zorgen of enige druk die niet te toetsen zijn.
Moet de totale RAG een gemiddelde van de onderdelen zijn?
Nee. Neem de slechtste dimensie, want een gemiddelde verbergt het probleem dat de meeste aandacht nodig heeft. Een project dat op planning rood is, is in totaal rood.
Hoe vaak moet de RAG-status veranderen?
Zodra de feiten veranderen, maar minstens bij elke weekrapportage. Blijft een project maandenlang groen en springt het dan naar rood, kijk dan kritisch naar de definities of de rapportagegewoonten.
Meer handleidingen
Laatst bijgewerkt: