Guías › Guía
Definiciones de estado RAG para acabar con el «verde hasta que de pronto es rojo»
Todo proyecto está en verde hasta la reunión en la que, de pronto, está en rojo. La solución no son gerentes de proyecto más valientes, sino definiciones de estado RAG por escrito que conviertan el color en un resultado y no en un estado de ánimo. Aquí tiene un juego listo para pegar hoy en su informe.
Por qué el estado RAG necesita definiciones por escrito
RAG significa rojo, ámbar y verde (red, amber, green). Por sí solo es una sensación disfrazada de dato: el ámbar de un gerente es el rojo de otro, y los patrocinadores acaban ignorando el color por completo.
Una definición convierte el color en una prueba. Si la fecha de fin prevista supera la tolerancia acordada respecto a la línea base, el estado es rojo, lo reporte quien lo reporte y piense lo que piense al respecto.
- Acuerde las definiciones con su patrocinador antes de empezar el proyecto, no cuando llegue el primer retraso.
- Inclúyalas en el acta de constitución o en el informe de seguimiento para no reabrir la discusión cada semana.
- Use las mismas definiciones en todos los proyectos del portafolio para que los colores sean comparables.
- Informe siempre el motivo junto al color, en una sola línea.
Estado general: la prueba de los tres colores
Use el color general como resumen de la peor dimensión, no como promedio. Un proyecto en verde en costo y en rojo en plazo está en rojo.
Mantenga la redacción lo bastante corta para que quepa en una diapositiva.
- Verde: en curso. Previsión dentro de la tolerancia en todas las dimensiones y ninguna incidencia abierta requiere acción del patrocinador.
- Ámbar: en riesgo. Al menos una dimensión está fuera de tolerancia, o lo estará si no se actúa, y usted tiene un plan para corregirlo.
- Rojo: desviado. Una dimensión está fuera de tolerancia, la recuperación exige una decisión del patrocinador o del comité de dirección y usted no puede resolverlo dentro de su autoridad.
- Opcional, azul o gris: sin iniciar, en pausa o cerrado, para que el trabajo terminado no contamine el recuento de colores.
Ejemplo de umbrales por dimensión
Las cifras de abajo son un ejemplo. Defina las suyas con su patrocinador, según el tamaño y el riesgo del proyecto.
Lo importante es que cualquiera que mire el plan pueda responder sí o no a cada línea.
- Plazo: verde si la fecha de fin prevista es igual o anterior a la línea base; ámbar si el retraso llega a 10 días laborables; rojo si supera los 10 días laborables o se incumple un hito que le importa al patrocinador.
- Presupuesto: verde si la previsión está dentro del 2 % de lo aprobado; ámbar si lo supera entre un 2 % y un 5 %; rojo si lo supera en más de un 5 %.
- Alcance: verde si no hay cambios sin aprobar; ámbar si hay cambios pendientes de decisión; rojo si hay cambios aprobados sin el tiempo o el dinero correspondientes.
- Riesgo: verde si ningún riesgo supera su umbral de puntuación; ámbar si hay un riesgo alto con mitigación en marcha; rojo si hay un riesgo alto sin mitigación o que ya se ha convertido en incidencia.
- Recursos: verde si todos los roles clave están cubiertos; ámbar si hay un hueco con plan; rojo si el hueco está en la ruta crítica.
Reglas para que los colores sean honestos
Las definiciones funcionan si las reglas que las rodean son firmes. Tres hábitos hacen casi todo el trabajo.
Los colores pueden empeorar rápido y mejorar despacio: volver a verde exige pruebas, no optimismo.
- El ámbar puede ser incómodo. Si un estado se queda en ámbar más de unos pocos ciclos de reporte, trátelo como rojo y escale.
- No deje que un plan de recuperación cambie el color; lo cambian los resultados entregados.
- Muestre la flecha de tendencia junto al color para que el patrocinador vea la dirección además de la posición.
- Revise las definiciones en cada punto de control de fase y registre cualquier cambio como una decisión.
Dónde aparece el estado RAG
Los mismos colores aparecen en su informe semanal, en el dossier del comité de dirección (SteerCo), en el registro RAID y en la vista de portafolio. Si cada uno les da un significado distinto, nadie se fiará de ninguno.
En Senshin la Torre de control reúne la salud de los proyectos en una sola vista de portafolio, y los informes semanales y del comité de dirección usan el mismo lenguaje de estado, de modo que el color que ve el patrocinador en el dossier coincide con el del proyecto.
- Informe semanal: color general más una línea de justificación por dimensión.
- Registro RAID: un color por elemento para que destaquen las acciones vencidas.
- Vista de portafolio: recuento de rojos, ámbares y verdes por programa.
Mantenga esto al día, no en una hoja de cálculo
Senshin reúne en un solo lugar su plan, el registro RAID, el presupuesto y los informes, de modo que todo se mantiene actualizado sin copiar y pegar cada semana. Prueba de 14 días, con proyectos de muestra.
Empiece su prueba de 14 díasDónde vive esto en Senshin
O £499.90 al año. Todos los planes comienzan con una prueba de 14 días; una vez concluida, su trabajo queda en solo lectura hasta que se suscriba. Cancele en cualquier momento. Los precios no incluyen impuestos. El precio de Enterprise se define por contrato: Hable con nosotros.
Preguntas frecuentes
¿Qué significan rojo, ámbar y verde en el estado de un proyecto?
Verde significa en curso dentro de las tolerancias acordadas, ámbar significa en riesgo con un plan de recuperación en marcha y rojo significa desviado y a la espera de una decisión del patrocinador o del comité de dirección.
¿Cuáles son unas buenas definiciones de estado RAG?
Las buenas definiciones son numéricas o de sí/no, se acuerdan con el patrocinador de antemano y se aplican igual a plazo, presupuesto, alcance y riesgo. Evite expresiones como «preocupaciones» o «cierta presión», que no se pueden comprobar.
¿El RAG general debe ser un promedio de las partes?
No. Tome la peor dimensión, porque un promedio esconde el problema que más atención necesita. Un proyecto en rojo en plazo está en rojo en general.
¿Cada cuánto debe cambiar el estado RAG?
Cuando cambien los hechos, y como mínimo en cada informe semanal. Si un proyecto está en verde durante meses y salta a rojo, conviene revisar a fondo las definiciones o los hábitos de reporte.
Más guías
Última actualización: