Handleidingen › Handleiding

Kick-off meeting checklist voor projecten

Een kick-off is het ene uur waarin iedereen in dezelfde ruimte zit, luistert en nog lacht. Besteed het aan slides over de geschiedenis van het bedrijf en u legt de komende zes maanden per mail uit wat u nu in één keer had kunnen zeggen.

Voor de meeting: zet alles op een rij

Stuur de uitnodiging minstens een week van tevoren met de agenda erbij, zodat niemand verrast kan zijn. Controleer dan of de opdrachtgever echt heeft toegezegd de meeting te openen; een kick-off zonder opdrachtgever is gewoon een vergadering.

Doe het voorwerk waardoor dat uur nuttig is en niet verkennend.

• Schrijf het projectplan (charter) of een brief van één pagina en verspreid die vooraf.
• Controleer de deelnemerslijst aan de hand van uw stakeholderanalyse, niet aan wie toevallig kan.
• Maak een eerste conceptplanning of mijlpalenoverzicht, duidelijk als concept gemarkeerd.
• Boek een ruimte of call die lang genoeg is voor vragen, plus tien minuten speling.
• Wijs een notulist aan, zodat u zelf de meeting kunt leiden.

Open met het waarom

Mensen werken harder aan een project dat ze begrijpen. Laat de opdrachtgever de zakelijke reden in eigen woorden uitleggen en herhaal die daarna in één zin die u het hele project blijft gebruiken.

• Het probleem of de kans waar het om gaat, in gewone taal.
• Meetbare doelstellingen en hoe succes er aan het einde uitziet.
• Wat binnen scope valt, wat erbuiten en wat nog onbeslist is.
• Beperkingen die u al kent: budget, deadline, regelgeving, gedeelde mensen en middelen.

Loop door het hoe

Laat nu de vorm van het werk zien. Houd het globaal; dit is een kaart, geen routebeschrijving met afslagen.

• Belangrijkste fasen en mijlpalen met streefdata.
• Governance: wie in de stuurgroep zit en hoe vaak die bijeenkomt.
• Rollen en verantwoordelijkheden, bij voorkeur als concept van een RACI-matrix.
• Hoe u rapporteert: format, dag van de week en doelgroep.
• Manier van werken: waar documenten staan en hoe wijzigingen worden aangevraagd.

Breng risico's en afhankelijkheden vroeg boven water

Bij de kick-off zijn mensen het meest bereid om te zeggen wat hen zorgen baart. Vraag er direct naar en schrijf het op terwijl ze nog praten.

• Leg de belangrijkste risico's en aannames vast als actieve items in de RAID-log.
• Noem de afhankelijkheden van andere teams of leveranciers, met een contactpersoon per stuk.
• Vraag elke deelnemer: wat zou dit laten mislukken?
• Spreek af wie elk risico beheert voordat de meeting eindigt.

Sluit af met besluiten en acties

Eindig met toezeggingen, niet met applaus. Lees de acties hardop terug, zodat er later geen discussie komt over wie wat zou doen.

• Elke actie heeft één eigenaar met naam en een datum.
• Bevestig de datum van de volgende meeting en het volgende rapport.
• Verstuur de notulen binnen 24 uur, met de acties bovenaan.
• Leg genomen besluiten vast, met wie ze nam en waarom.

Waar dit in Senshin zit

Veelgestelde vragen

Meer handleidingen

Laatst bijgewerkt: 2026-10-22