Гайды › Гайд
Чек-лист кик-офф встречи проекта
Кик-офф — это час, когда все собрались в одной комнате, слушают и ещё улыбаются. Потратьте его на слайды об истории компании, и следующие полгода будете объяснять азы по почте.
До встречи: наведите порядок
Отправьте приглашение минимум за неделю с повесткой, чтобы никто не мог сослаться на внезапность. Затем убедитесь, что спонсор действительно согласился открыть встречу: кик-офф без спонсора — это просто совещание.
Сделайте подготовительную работу, благодаря которой час будет полезным, а не разведывательным.
- Подготовьте проект устава или краткую справку на одну страницу и разошлите заранее.
- Сверьте список участников с картой заинтересованных сторон, а не с тем, кто случайно свободен.
- Подготовьте черновик плана или обзор вех, чётко помеченный как черновик.
- Забронируйте комнату или звонок с запасом на вопросы плюс десять минут.
- Назначьте человека, который будет вести протокол, чтобы вы могли вести встречу.
Начните с «зачем»
Люди работают усерднее над проектом, который понимают. Пусть спонсор объяснит деловую причину своими словами, а затем сформулируйте её одним предложением, которое вы будете повторять весь проект.
- Какую проблему или возможность решаем, простым языком.
- Измеримые цели и как выглядит успех в конце.
- Что входит в объём, что не входит и что ещё не решено.
- Уже известные ограничения: бюджет, срок, регулирование, общие ресурсы.
Расскажите, «как»
Теперь покажите контуры работы. Оставайтесь на высоком уровне: это карта, а не пошаговый маршрут.
- Основные этапы и вехи с целевыми датами.
- Управление: кто входит в управляющий комитет и как часто он собирается.
- Роли и ответственность, желательно в виде черновика матрицы RACI.
- Как вы будете отчитываться: формат, день недели и аудитория.
- Способы работы: где лежат документы и как запрашиваются изменения.
Выявите риски и зависимости сразу
На кик-оффе люди охотнее всего говорят о том, что их тревожит. Спросите прямо и записывайте, пока они ещё говорят.
- Занесите главные риски и допущения в действующий журнал RAID.
- Назовите зависимости от других команд или поставщиков с контактом по каждой.
- Спросите каждого участника: что может привести к провалу?
- До конца встречи определите владельца каждого риска.
Завершите решениями и действиями
Заканчивайте обязательствами, а не аплодисментами. Зачитайте действия вслух, чтобы потом не спорили, кто что пообещал.
- У каждого действия один названный владелец и дата.
- Подтвердите дату следующей встречи и следующего отчёта.
- Отправьте протокол в течение 24 часов, действия вверху.
- Занесите принятые решения: кто принял и почему.
Держите это в актуальном виде, а не в таблице
Senshin хранит план, журнал RAID, бюджет и отчёты в одном месте, поэтому всё остаётся актуальным без еженедельного копирования. 14-дневный пробный период, с примерами проектов.
Начните 14-дневный пробный периодГде это живёт в Senshin
Или £499.90 в год. Каждый план начинается с 14-дневного пробного периода; после него ваша работа остаётся в режиме только чтения, пока вы не подпишетесь. Отменить можно в любой момент. Цены указаны без учёта налогов. Enterprise — по индивидуальному контракту: свяжитесь с нами.
Частые вопросы
Что должно быть на кик-офф встрече проекта?
Цель и задачи, границы объёма, план верхнего уровня и вехи, роли, управление, способы работы, ранние риски и чёткие следующие действия с владельцами.
Кто должен присутствовать на кик-оффе проекта?
Спонсор, команда проекта, ключевые заинтересованные стороны и все, кто отвечает за зависимость. Держите основной список компактным, а протокол отправьте остальным.
Сколько должна длиться кик-офф встреча?
Для большинства проектов подходит 60–90 минут. Крупные программы часто проводят более длинную сессию или делят её на кик-офф и рабочие семинары команд.
Чем кик-офф отличается от семинара по планированию?
Кик-офф согласует всех по цели, объёму и ролям. Семинар по планированию глубже уходит в задачи, оценки и зависимости и обычно проходит после него.
Другие гайды
Обновлено: