Anleitungen › Anleitung

Projekt-Kickoff: Checkliste für das Kickoff-Meeting

Das Kickoff-Meeting ist die eine Stunde, in der alle im Raum sind, zuhören und noch lächeln. Verschwenden Sie sie mit Folien zur Firmengeschichte, und Sie erklären die Grundlagen die nächsten sechs Monate per E-Mail immer wieder.

Vor dem Meeting: alles in Reihe bringen

Verschicken Sie die Einladung mindestens eine Woche vorher mit der Agenda im Anhang, damit sich niemand überrascht geben kann. Prüfen Sie dann, ob der Auftraggeber zugesagt hat, das Meeting zu eröffnen; ein Kickoff ohne Auftraggeber ist nur eine Besprechung.

Erledigen Sie die Vorarbeit, die die Stunde nützlich statt tastend macht.

• Entwerfen Sie den Projektauftrag oder einen Einseiter und verteilen Sie ihn vorab.
• Gleichen Sie die Teilnehmerliste mit Ihrer Stakeholder-Landkarte ab, nicht mit dem, wer gerade Zeit hat.
• Bereiten Sie einen ersten Planentwurf oder eine Meilensteinansicht vor, deutlich als Entwurf markiert.
• Buchen Sie Raum oder Call lang genug für Fragen, plus zehn Minuten Puffer.
• Bestimmen Sie einen Protokollführer, damit Sie die Sitzung leiten können.

Mit dem Warum beginnen

Menschen arbeiten härter an einem Projekt, das sie verstehen. Lassen Sie den Auftraggeber den geschäftlichen Grund in eigenen Worten erklären und fassen Sie ihn dann in einem Satz zusammen, den Sie das ganze Projekt über wiederverwenden.

• Problem oder Chance, die angegangen wird, in einfacher Sprache.
• Messbare Ziele und wie Erfolg am Ende aussieht.
• Was im Umfang ist, was nicht und was noch offen ist.
• Schon bekannte Randbedingungen: Budget, Termin, Regulierung, geteilte Ressourcen.

Das Wie durchgehen

Zeigen Sie jetzt die Form der Arbeit. Bleiben Sie auf hoher Ebene; das ist eine Landkarte, keine Wegbeschreibung Abbiegung für Abbiegung.

• Wichtige Phasen und Meilensteine mit Zielterminen.
• Governance: wer im Lenkungsausschuss sitzt und wie oft er tagt.
• Rollen und Verantwortlichkeiten, am besten als Entwurf einer RACI-Matrix.
• Wie Sie berichten: Format, Wochentag und Zielgruppe.
• Arbeitsweise: wo Dokumente liegen, wie Änderungen beantragt werden.

Risiken und Abhängigkeiten früh aufdecken

Beim Kickoff sind die Leute am ehesten bereit zu sagen, was sie beunruhigt. Fragen Sie direkt und schreiben Sie es auf, solange sie noch reden.

• Erfassen Sie die wichtigsten Risiken und Annahmen als lebende Einträge im RAID-Log.
• Benennen Sie die Abhängigkeiten zu anderen Teams oder Lieferanten, mit je einem Ansprechpartner.
• Fragen Sie jeden Teilnehmer: Woran könnte das scheitern?
• Legen Sie vor Ende der Sitzung fest, wer welches Risiko verantwortet.

Mit Entscheidungen und Maßnahmen schließen

Enden Sie bei Zusagen, nicht bei Applaus. Lesen Sie die Maßnahmen laut vor, damit später kein Streit darüber entsteht, wer was versprochen hat.

• Jede Maßnahme hat einen namentlichen Verantwortlichen und einen Termin.
• Bestätigen Sie den Termin der nächsten Sitzung und des nächsten Berichts.
• Verschicken Sie das Protokoll binnen 24 Stunden, Maßnahmen ganz oben.
• Erfassen Sie getroffene Entscheidungen mit Entscheider und Begründung.

Wo das in Senshin steckt

Häufige Fragen

Weitere Anleitungen

Zuletzt aktualisiert: 2026-10-22