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Projektauftrag Vorlage (Project Charter)

Ein Projektauftrag ist das Dokument, das Sie sich an dem Tag wünschen, an dem der Sponsor sagt: „Ach, ich dachte, das macht es auch.“ Halten Sie ihn bei zwei Seiten und machen Sie jede Zeile zu etwas, woran man jemanden messen kann.

Wofür ein Projektauftrag da ist

Ein Projektauftrag (Project Charter) gibt dem Projektleiter Befugnis und dem Sponsor eine Aufzeichnung dessen, was er zugesagt hat. Er ist kürzer als ein Business Case und weniger detailliert als ein Plan. Seine Aufgabe ist es, die Fragen zu beantworten, die sonst laut in Monat vier gestellt werden.

Schreiben Sie ihn mit dem Sponsor, nicht für ihn. Ein Auftrag, der fertig und ungelesen eintrifft, ist nur ein Dokument mit Unterschriftsfeld.

Überschriften zum Kopieren

Übernehmen Sie diese auf eine leere Seite und füllen Sie jede mit ein paar Zeilen, nicht mit ein paar Absätzen.

• Projektname, Sponsor, Projektleiter und Datum der Fassung.
• Zweck: das Problem oder die Chance, in zwei Sätzen, die ein Fremder versteht.
• Ziele und Erfolgsmaße: woran Sie erkennen, dass es funktioniert hat, möglichst mit Zahl und Datum.
• Umfang: was drin ist, was draußen ist und was zurückgestellt wird.
• Ergebnisse und wichtige Meilensteine, mit Zielterminen.
• Budget und Finanzierungsquelle, mit separat ausgewiesener Reserve.
• Governance: wer im Lenkungsausschuss sitzt, wer was entscheidet und wie oft Sie berichten.
• Annahmen, Randbedingungen und Abhängigkeiten.
• Top-Risiken zum Zeitpunkt der Genehmigung.
• Befugnisse und Toleranzen: was der Projektleiter allein entscheiden darf und wann er eskaliert.

Den Umfangsabschnitt wirksam machen

Beim Umfang beginnen die meisten Streitigkeiten, also seien Sie deutlich. Eine ausdrückliche Liste des Nicht-Enthaltenen ist nützlicher als eine lange Liste des Enthaltenen, weil sie die Dinge benennt, die Leute sonst annehmen.

Ist etwas wirklich unentschieden, sagen Sie das und nennen Sie, wer wann entscheidet.

• Im Umfang: die Ergebnisse und die betroffenen Geschäftsbereiche.
• Nicht im Umfang: die angrenzenden Dinge, die Leute erwarten könnten, klar geschrieben.
• Zurückgestellt: wertvoll, aber nicht jetzt, mit einem Vermerk, wann es wieder aufgegriffen wird.
• Änderungsweg: wie eine neue Anforderung bewertet und genehmigt wird.

Toleranzen und Befugnisse

Ein Auftrag, der sagt, der Projektleiter habe das Sagen, aber nicht, wie weit, lädt dazu ein, überstimmt zu werden. Nennen Sie die Toleranzen für Zeit, Kosten und Umfang in klaren Zahlen und sagen Sie, was bei einer Überschreitung passiert.

• Termin: zum Beispiel bis zu zwei Wochen Verzug handhabt der Projektleiter.
• Kosten: ein vereinbarter Betrag oder Prozentsatz des Budgets, darüber wird eskaliert.
• Umfang: keine Änderung an einem Ergebnis ohne genehmigten Änderungsantrag.
• Eskalation: an wen Sie sich wenden und wie schnell er zugesagt hat zu reagieren.

Nach der Unterschrift

Behandeln Sie den Auftrag als Anker für Basisplan, Stakeholderanalyse und Governance-Rhythmus. In Senshin liegen Projektübersicht, Plan und Governance-Einrichtung zusammen, sodass der Inhalt des Projektauftrags nach der Genehmigung ein naheliegendes Zuhause hat.

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Zuletzt aktualisiert: 2026-10-22