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Plantilla de acta de constitución del proyecto (project charter)
El acta de constitución del proyecto es el documento que desearía tener el día que el patrocinador dice «ah, pensaba que también iba a hacer eso». Manténgala en dos páginas y haga que cada línea sea algo a lo que se pueda exigir cuentas.
Para qué sirve un acta de constitución
El acta da autoridad al gerente de proyecto y da al patrocinador un registro de lo que acordó. Es más corta que un caso de negocio y menos detallada que un plan. Su función es responder las preguntas que, si no, se hacen a gritos en el mes cuatro.
Escríbala con el patrocinador, no para él. Un acta que llega ya terminada y sin leer es solo un documento con una casilla de firma.
Encabezados para copiar
Péguelos en una página en blanco y rellene cada uno con unas pocas líneas, no unos pocos párrafos.
- Nombre del proyecto, patrocinador, gerente de proyecto y fecha de la versión.
- Propósito: el problema o la oportunidad, en dos frases que entienda un extraño.
- Objetivos y medidas de éxito: cómo sabrá que funcionó, con una cifra y una fecha cuando sea posible.
- Alcance: qué entra, qué queda fuera y qué se aplaza.
- Entregables e hitos clave, con fechas objetivo.
- Presupuesto y fuente de financiación, con la contingencia indicada aparte.
- Gobernanza: quién integra el comité de dirección, quién decide qué y con qué frecuencia se informa.
- Supuestos, restricciones y dependencias.
- Principales riesgos en el momento de la aprobación.
- Autoridad y tolerancias: qué puede decidir solo el gerente de proyecto y cuándo debe escalar.
Que el apartado de alcance se gane el sueldo
En el alcance empiezan la mayoría de las discusiones, así que sea tajante. Una lista explícita de lo que queda fuera es más útil que una larga de lo que entra, porque nombra lo que la gente de otro modo dará por supuesto.
Si algo está realmente sin decidir, dígalo y nombre quién lo decidirá y para cuándo.
- Dentro del alcance: los entregables y las áreas del negocio afectadas.
- Fuera del alcance: las cosas adyacentes que la gente puede esperar, escritas con claridad.
- Aplazado: valioso pero no ahora, con una nota sobre cuándo volver a verlo.
- Vía de cambio: cómo se evalúa y se aprueba una nueva petición.
Tolerancias y autoridad
Un acta que dice que el gerente de proyecto manda, sin decir hasta dónde, es una invitación a que lo desautoricen. Indique las tolerancias de plazo, costo y alcance en cifras claras y diga qué ocurre cuando se rebasan.
- Plazo: por ejemplo, hasta dos semanas de retraso las gestiona el gerente de proyecto.
- Costo: un importe o porcentaje acordado del presupuesto y, a partir de ahí, se escala.
- Alcance: ningún cambio en un entregable sin una solicitud de cambio aprobada.
- Escalada: a quién acude y con qué rapidez se han comprometido a responder.
Después de la firma
Trate el acta como ancla de la línea base, del mapa de partes interesadas y del ritmo de gobernanza. En Senshin la vista general del proyecto, el plan y la configuración de gobernanza conviven, de modo que el contenido del acta tiene un lugar evidente una vez aprobada.
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Preguntas frecuentes
¿Qué es un acta de constitución del proyecto?
Un acta de constitución del proyecto es un documento breve, aprobado por el patrocinador, que indica por qué existe el proyecto, qué entregará, el presupuesto y el calendario, quién lo gobierna y qué autoridad tiene el gerente de proyecto.
¿Cuál es la diferencia entre el acta de constitución y el plan del proyecto?
El acta autoriza el proyecto y fija sus límites. El plan describe con detalle cómo se hará el trabajo, quién lo hará y cuándo.
¿Qué extensión debe tener el acta de constitución?
Dos páginas es un buen objetivo. Si es más larga, probablemente esté escribiendo dentro de ella el plan o el caso de negocio.
¿Quién firma el acta de constitución del proyecto?
Firma el patrocinador y, normalmente, cualquier otro directivo cuyo presupuesto o personal necesite el proyecto. El gerente de proyecto firma para confirmar que acepta el mandato.
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