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Plantilla de registro de riesgos
Un registro de riesgos que nadie lee es una hoja de cálculo de buenas intenciones. Con estas columnas, una escala de puntuación sencilla y un hábito semanal, se convierte en el documento que su patrocinador le pide por su nombre.
Columnas para copiar
Empiece con estas y resista la tentación de añadir más. Cada columna extra es una cosa más que mantener al día.
- Número de referencia y un título de una línea que nombre el suceso, no la preocupación.
- Descripción con la forma: si ocurre esto, sucede aquello, lo que afecta a lo otro.
- Categoría: plazo, costo, alcance, recursos, proveedor, técnico o externo.
- Probabilidad (1-5), impacto (1-5) y puntuación (probabilidad multiplicada por impacto).
- Responsable: una persona con nombre, nunca un equipo.
- Respuesta: evitar, reducir, transferir o aceptar.
- Acciones de mitigación, cada una con su propio responsable y fecha límite.
- Desencadenante: la señal temprana de que el riesgo se está convirtiendo en incidencia.
- Estado (abierto, cerrado, materializado) y fecha de la última revisión.
Una escala de puntuación en palabras sencillas
Los equipos discuten más sobre la puntuación que sobre los propios riesgos. Acuerde una escala una vez, escríbala en la parte superior del registro y deje de debatir.
Escala de ejemplo, a modo ilustrativo: la puntuación 1-4 es baja, 5-9 media, 10-16 alta y 17-25 crítica. Ajuste las bandas a su propio apetito de riesgo.
- Probabilidad 1: improbable. 3: bien podría ocurrir. 5: se espera.
- Impacto 1: un día o dos de retraso, o un costo insignificante. 3: se mueve un hito o se tensa el presupuesto. 5: está en juego el caso de negocio o una fecha límite.
- Una probabilidad de 4 y un impacto de 3 dan 12, que cae en la banda alta.
- Revise las bandas con su patrocinador para que su idea de «alto» coincida con la suya.
Escribir riesgos sobre los que se pueda actuar
El fallo más común es un riesgo escrito como un tema, como «Recursos». Diga qué podría ocurrir, qué provocaría y cuánto costaría.
Un buen riesgo tiene una causa, un suceso y un efecto, y alguien con nombre puede mitigarlo.
- Débil: retrasos del proveedor.
- Mejor: si el proveedor no cumple la fecha de entrega del 14 de marzo, las pruebas empiezan tarde y la puesta en marcha se retrasa hasta tres semanas.
- Pregunte qué tendría que ser cierto para que ocurra y úselo como desencadenante.
Mantenerlo vivo cada semana
Revise los principales riesgos con sus responsables antes de cada informe de estado. Cierre lo que ha pasado, convierta en incidencia el mismo día lo que ha ocurrido y añada lo nuevo.
- Revise cada elemento abierto con su responsable y actualice la fecha de revisión.
- Compruebe que cada acción de mitigación está de verdad en el plan.
- Informe de los cinco primeros por puntuación, más todo lo que se haya movido.
- Retire los riesgos de forma explícita, con una nota sobre el motivo.
Dónde vive
Un registro funciona mejor cuando está vinculado al plan. En Senshin el registro RAID asocia cada riesgo con la tarea o la partida de costo a la que afecta, de modo que cuando el plan se mueve se ve qué riesgos se movieron con él.
Mantenga esto al día, no en una hoja de cálculo
Senshin reúne en un solo lugar su plan, el registro RAID, el presupuesto y los informes, de modo que todo se mantiene actualizado sin copiar y pegar cada semana. Prueba de 14 días, con proyectos de muestra.
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Preguntas frecuentes
¿Qué es un registro de riesgos?
Un registro de riesgos es una lista de lo que podría salir mal en un proyecto, con una puntuación para cada uno, un responsable y las acciones acordadas para reducirlos. Se revisa con regularidad y se informa al comité de dirección.
¿Qué debe incluir un registro de riesgos?
Una referencia, descripción, categoría, probabilidad, impacto, puntuación, responsable, respuesta, acciones de mitigación con fechas, un desencadenante y un estado.
¿Cuál es la diferencia entre un registro de riesgos y un registro RAID?
Un registro de riesgos cubre únicamente los riesgos. Un registro RAID reúne riesgos, acciones, incidencias y decisiones para tener todo el panorama en un solo lugar.
¿Cómo se puntúan los riesgos de un proyecto?
Valore la probabilidad y el impacto en la misma escala, normalmente de 1 a 5, y multiplíquelos. Acuerde qué significa cada número en su proyecto para que todos puntúen de forma coherente.
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