Handleidingen › Handleiding

Communicatieplan sjabloon

De meeste communicatieplannen voor projecten worden één keer geschreven, weggezet en genegeerd, terwijl het echte plan in een dozijn mailthreads leeft. Dit plan past op één pagina, geeft elke boodschap een eigenaar en is kort genoeg om er nog eens in te kijken.

Begin bij doelgroepen, niet bij kanalen

Teams beginnen vaak met 'we sturen een nieuwsbrief' en redeneren dan terug. Begin liever met wie wat moet weten en wat u van hen verwacht. Een opdrachtgever wil besluiten nemen, een projectteam wil data, en een betrokken afdeling wil horen wat er verandert voordat het op hun bureau landt.

Haal de lijst met doelgroepen uit uw stakeholderanalyse, zodat niemand wordt verzonnen of vergeten. Groepeer mensen die dezelfde boodschap nodig hebben en houd de lijst klein genoeg om bij te houden.

• Opdrachtgever en stuurgroepleden.
• Projectteam en leveranciers.
• Betrokken afdelingen en eindgebruikers.
• Finance, juridische zaken, security en andere controlerende functies.
• Iedereen die u kan tegenhouden: die horen op de lijst, ook als ze nooit iets vragen.

De tabel zelf

Eén rij per boodschap, niet één rij per persoon. Dit is de structuur om te kopiëren: plak hem in een spreadsheet of document en vul elke kolom in voordat u het plan uitgeeft.

• Doelgroep: wie ontvangt het.
• Doel (informeren, raadplegen, beslissen of goedkeuren) en de ene boodschap die ze moeten onthouden.
• Kanaal: overleg, schriftelijk rapport, notitie, bericht, persoonlijk gesprek.
• Frequentie: wekelijks, tweewekelijks, bij elke mijlpaal of op aanleiding van een gebeurtenis.
• Eigenaar: één persoon met naam die het schrijft en verstuurt.
• Terugkoppeling: hoe de doelgroep kan reageren.

Ritme en triggers

Reguliere communicatie loopt op de kalender, communicatie bij gebeurtenissen loopt op triggers. Leg beide vast. Een wekelijkse statusrapportage gaat op een vaste dag de deur uit. Een rode mijlpaal, een goedgekeurd wijzigingsverzoek of een groot issue gaat de deur uit zodra het gebeurt, en het plan moet zeggen wie bepaalt of iets groot genoeg is.

• Wekelijks: statusrapportage aan team en opdrachtgever.
• Per cyclus: stuurgroepdocument, vóór de vergadering verstuurd.
• Per mijlpaal: korte notitie aan de betrokken teams.
• Bij trigger: escalatiebericht zodra een RAG-status rood wordt.
• Bij trigger: wijzigingsbericht zodra scope, datum of budget verschuift.

Maak het tweerichtingsverkeer

Een plan dat alleen zendt, hoort problemen te laat. Zeg per belangrijke doelgroep hoe ze u kunnen laten weten dat iets misgaat: een vast agendapunt, een aanspreekpunt, een snel telefoontje. Leg vervolgens vast wat er terugkomt in uw RAID-log, zodat er iets mee gebeurt in plaats van dat het alleen gehoord wordt.

• Spreek een reactietermijn voor vragen af.
• Leg zorgen vast als risico's of issues met een eigenaar.
• Vraag elke maand één opdrachtgever: is dit de juiste hoeveelheid communicatie?

Houd het levend

Loop het plan door bij elke fasepoort en telkens als de stakeholderanalyse verandert. Is een rij twee cycli lang niet gebruikt, dan is de boodschap dood of klopt het plan niet. In Senshin staan het stakeholderregister en de weekrapportage naast het plan, zodat de lijst met doelgroepen en de update die ernaartoe gaat gelijk blijven lopen.

• Datum het plan en leg wijzigingen vast.
• Schrap rijen die niemand leest.
• Toets het plan bij elke stuurgroep aan de werkelijkheid.

Waar dit in Senshin zit

Veelgestelde vragen

Meer handleidingen

Laatst bijgewerkt: 2026-10-22