Guide › Guida
Modello di piano di comunicazione di progetto
La maggior parte dei piani di comunicazione si scrive una volta, si archivia e si ignora, mentre il piano vero vive in una dozzina di catene di email. Questo sta in una pagina, dà un nome a chi è responsabile di ogni messaggio ed è abbastanza breve da farti venire voglia di riaprirlo.
Parti dai destinatari, non dai canali
Spesso si comincia da «mandiamo una newsletter» e si procede a ritroso. Parti invece da chi deve sapere cosa e da cosa ti serve che faccia con quell'informazione. Lo sponsor vuole decisioni da prendere; il team di consegna vuole le date; un reparto coinvolto vuole sapere del cambiamento prima che gli arrivi sulla scrivania.
Ricava l'elenco dei destinatari dalla mappa degli stakeholder, così nessuno viene inventato o dimenticato. Raggruppa chi ha bisogno dello stesso messaggio e tieni l'elenco abbastanza corto da poterlo mantenere.
- Sponsor e membri del comitato guida (SteerCo).
- Team di consegna e fornitori.
- Team di business coinvolti e utenti finali.
- Finanza, ufficio legale, sicurezza e altre funzioni di controllo.
- Chiunque possa bloccarti: va in elenco anche se non chiede mai nulla.
La tabella vera e propria
Una riga per messaggio, non una riga per persona. Questa è la struttura da copiare: incollala in un foglio di calcolo o in un documento e compila ogni colonna prima di emettere il piano.
- Destinatario: chi lo riceve.
- Scopo (informare, consultare, decidere o approvare) e il messaggio chiave che deve portarsi a casa.
- Canale: riunione, report scritto, nota informativa, messaggio, di persona.
- Frequenza: settimanale, ogni due settimane, a ogni milestone o su evento.
- Responsabile: una persona con nome e cognome che lo scrive e lo invia.
- Canale di ritorno: come il destinatario risponde.
Cadenza ed eventi scatenanti
La comunicazione ordinaria segue il calendario; quella straordinaria segue gli eventi. Scrivi entrambe. Il report settimanale di stato esce in un giorno fisso. Una milestone rossa, l'approvazione di una richiesta di modifica o un problema serio escono quando accadono, e il piano deve dire chi decide che la cosa è abbastanza importante.
- Ogni settimana: report di stato a team e sponsor.
- A ogni ciclo: dossier per lo SteerCo, inviato prima della riunione.
- A ogni milestone: breve nota ai team coinvolti.
- Su evento: messaggio di escalation quando uno stato RAG diventa rosso.
- Su evento: avviso di modifica quando cambiano ambito, data o budget.
Rendilo a doppio senso
Un piano che si limita a trasmettere scopre i problemi in ritardo. Per ogni destinatario chiave definisci come può dirti che qualcosa non va: un punto fisso in riunione, un referente con nome, una telefonata veloce. Poi registra ciò che torna indietro nel registro RAID, così se ne occupa qualcuno invece di essere solo ascoltato.
- Concorda un tempo di risposta per le domande.
- Registra le preoccupazioni come rischi o issue con un responsabile.
- Chiedi a uno sponsor ogni mese: la quantità di comunicazione è quella giusta?
Tienilo vivo
Rivedi il piano a ogni stage gate e ogni volta che cambia la mappa degli stakeholder. Se una riga non è stata usata per due cicli, o il messaggio è morto o il piano è sbagliato. In Senshin il registro degli stakeholder e il report settimanale stanno accanto al piano, così l'elenco dei destinatari e l'aggiornamento che ricevono restano allineati.
- Data il piano e registra le modifiche.
- Elimina le righe che nessuno legge.
- Confronta il piano con la realtà a ogni SteerCo.
Tienilo sempre aggiornato, non in un foglio Excel
Senshin tiene piano, RAID, budget e report in un unico posto, così tutto resta aggiornato senza il copia-e-incolla settimanale. Prova di 14 giorni, con progetti di esempio.
Inizia la prova di 14 giorniDove si trova in Senshin
O £499.90 all'anno. Ogni piano inizia con una prova di 14 giorni; al termine, il tuo lavoro rimane accessibile in sola lettura finché non ti abboni. Puoi annullare in qualsiasi momento. I prezzi sono al netto delle imposte. Il prezzo di Enterprise è per contratto: parla con noi.
Domande frequenti
Che cos'è un piano di comunicazione nel project management?
Un piano di comunicazione stabilisce chi deve sentire cosa, quando, attraverso quale canale e da chi durante un progetto. Trasforma gli aggiornamenti improvvisati in un ritmo prevedibile.
Che cosa deve contenere un piano di comunicazione di progetto?
I destinatari, il messaggio o lo scopo per ciascuno, il canale, la frequenza, un responsabile con nome e un modo perché il destinatario possa rispondere.
Ogni quanto vanno inviate le comunicazioni di progetto?
Dipende dal destinatario. I team di consegna di solito vogliono aggiornamenti settimanali, gli sponsor ogni settimana o ogni due, i gruppi più ampi alle milestone, con messaggi extra quando lo stato diventa rosso o una modifica viene approvata.
Chi è responsabile del piano di comunicazione?
Di norma lo gestisce il project manager, ma ogni messaggio dovrebbe avere un proprio responsabile con nome, così il piano non dipende dalla memoria di una sola persona.
Altre guide
Ultimo aggiornamento: