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Plantilla de plan de comunicación
La mayoría de los planes de comunicación se redactan una vez, se archivan y se olvidan, mientras el plan real vive en una docena de cadenas de correo. Este cabe en una página, asigna un responsable a cada mensaje y es lo bastante corto como para que de verdad vuelva a abrirlo.
Empiece por las audiencias, no por los canales
Muchos equipos arrancan con «mandaremos un boletín» y trabajan hacia atrás. Empiece al revés: quién necesita saber qué y qué espera usted que haga con esa información. Un patrocinador quiere decisiones que tomar; un equipo de ejecución quiere fechas; un área afectada quiere enterarse del cambio antes de que le caiga encima.
Saque la lista de audiencias de su mapa de partes interesadas para que nadie se invente ni se olvide. Agrupe a quienes necesitan el mismo mensaje y mantenga la lista lo bastante corta como para poder actualizarla.
- Patrocinador y miembros del comité de dirección (SteerCo).
- Equipo de ejecución y proveedores.
- Áreas de negocio afectadas y usuarios finales.
- Finanzas, jurídico, seguridad u otras funciones de control.
- Cualquiera que pueda bloquearle: va en la lista aunque nunca pregunte.
La tabla en sí
Una fila por mensaje, no una fila por persona. Esta es la estructura para copiar: péguela en una hoja de cálculo o en un documento y complete todas las columnas antes de emitir el plan.
- Audiencia: quién lo recibe.
- Propósito (informar, consultar, decidir o aprobar) y el mensaje único que debe llevarse.
- Canal: reunión, informe escrito, nota informativa, mensaje, cara a cara.
- Frecuencia: semanal, quincenal, en cada hito o por evento.
- Responsable: una persona con nombre que lo redacta y lo envía.
- Vía de respuesta: cómo contesta la audiencia.
Cadencia y disparadores
La comunicación periódica se rige por el calendario; la comunicación por eventos, por disparadores. Anote ambas. El informe de estado semanal sale un día fijo. Un hito en rojo, la aprobación de una solicitud de cambio o una incidencia grave salen cuando ocurren, y el plan debe decir quién decide que son lo bastante importantes.
- Semanal: informe de estado para el equipo y el patrocinador.
- Por ciclo: dossier del comité de dirección, emitido antes de la reunión.
- Por hito: nota breve a los equipos afectados.
- Por evento: mensaje de escalada cuando un estado RAG pasa a rojo.
- Por evento: aviso de cambio cuando se mueve el alcance, la fecha o el presupuesto.
Hágala bidireccional
Un plan que solo difunde se entera tarde de los problemas. Para cada audiencia clave, defina cómo puede avisarle de que algo va mal: un punto fijo en una reunión, un contacto con nombre, una llamada rápida. Después registre lo que llegue en su registro RAID para que se actúe y no solo se escuche.
- Acuerde un plazo de respuesta para las preguntas.
- Registre las inquietudes como riesgos o incidencias con responsable.
- Pregunte cada mes a un patrocinador: ¿es esta la cantidad adecuada de comunicación?
Manténgala viva
Revise el plan en cada puerta de fase y cada vez que cambie el mapa de partes interesadas. Si una fila no se ha usado en dos ciclos, o el mensaje ya no tiene sentido o el plan está mal. En Senshin el registro de partes interesadas y el informe semanal conviven con el plan, de modo que la lista de audiencias y la actualización que les llega van al mismo paso.
- Feche el plan y registre los cambios.
- Elimine las filas que nadie lee.
- Contraste el plan con la realidad en cada comité de dirección.
Mantenga esto al día, no en una hoja de cálculo
Senshin reúne en un solo lugar su plan, el registro RAID, el presupuesto y los informes, de modo que todo se mantiene actualizado sin copiar y pegar cada semana. Prueba de 14 días, con proyectos de muestra.
Empiece su prueba de 14 díasDónde vive esto en Senshin
O £499.90 al año. Todos los planes comienzan con una prueba de 14 días; una vez concluida, su trabajo queda en solo lectura hasta que se suscriba. Cancele en cualquier momento. Los precios no incluyen impuestos. El precio de Enterprise se define por contrato: Hable con nosotros.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un plan de comunicación en la gestión de proyectos?
Un plan de comunicación establece quién necesita saber qué, cuándo, por qué canal y a través de quién durante un proyecto. Convierte las actualizaciones improvisadas en un ritmo predecible.
¿Qué debe incluir un plan de comunicación de proyecto?
Las audiencias, el mensaje o propósito de cada una, el canal, la frecuencia, un responsable con nombre y una vía para que la audiencia responda.
¿Con qué frecuencia deben enviarse las comunicaciones del proyecto?
Depende de la audiencia. Los equipos de ejecución suelen necesitar actualizaciones semanales, los patrocinadores semanales o quincenales y los grupos más amplios en cada hito, con mensajes adicionales cuando hay estado rojo o cambios aprobados.
¿Quién es el dueño del plan de comunicación?
Normalmente el gerente de proyecto, pero cada mensaje debe tener su propio responsable para que el plan no dependa de que una sola persona se acuerde de todo.
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