ガイド › ガイド

コミュニケーション計画テンプレート

プロジェクトのコミュニケーション計画は、一度作ってファイルに仕舞われ、実際のやり取りは無数のメールスレッドで進む、というのがよくある姿です。このテンプレートは1ページに収まり、すべてのメッセージに担当者を付け、あとでもう一度見返したくなる短さにしてあります。

手段ではなく、対象者から始める

「まずニュースレターを出そう」と手段から逆算してしまうチームは少なくありません。そうではなく、誰が何を知る必要があり、そのうえで何をしてほしいのかから始めましょう。スポンサーが求めているのは判断の材料、デリバリーチームが求めているのは日程、影響を受ける部署が求めているのは、変更が自分たちの机に降ってくる前の事前連絡です。

対象者のリストはステークホルダーマップから引いてきます。そうすれば、架空の相手が混じることも、抜け漏れも防げます。同じメッセージを必要とする人はひとまとめにし、維持できる長さに収めてください。

• スポンサーとステアリングコミッティ（SteerCo）のメンバー。
• デリバリーチームと取引先。
• 影響を受ける事業部門のチームとエンドユーザー。
• 財務、法務、セキュリティなどの統制部門。
• あなたの計画を止められる人。本人から連絡がなくても、リストに入れておきます。

表そのもの

1行は1人ではなく、1つのメッセージです。これがそのままコピーできる構成です。表計算ソフトや文書に貼り付け、計画を発行する前にすべての列を埋めてください。

• 対象者：誰が受け取るか。
• 目的（共有、相談、判断、承認）と、相手に持ち帰ってほしい1つのメッセージ。
• 手段：会議、書面の報告、説明資料、メッセージ、対面。
• 頻度：毎週、隔週、マイルストーンごと、または発生時。
• 担当者：書いて送る責任を持つ1人の名前。
• フィードバックの経路：対象者がどう返答するか。

定例と発生時のルール

定例のコミュニケーションはカレンダーに沿って、イベント型のコミュニケーションは発生をきっかけに動きます。両方を書き出してください。週次報告は決まった曜日に出します。マイルストーンの赤信号、変更要求の承認、重大な課題は発生した時点で出します。どの程度から「重大」とみなすかを誰が決めるかも、計画に書いておきましょう。

• 毎週：チームとスポンサーへの進捗報告。
• サイクルごと：会議の前に配布するステアリングコミッティ資料。
• マイルストーンごと：影響を受けるチームへの短い連絡。
• 発生時：RAGステータスが赤になったときのエスカレーション連絡。
• 発生時：範囲・期日・予算が動いたときの変更通知。

双方向にする

一方的に発信するだけの計画では、問題に気づくのが遅れます。主要な対象者ごとに、「何かおかしい」と伝える方法を決めておきます。会議の固定議題、名前の決まった窓口、さっと電話できる相手などです。返ってきた声はRAIDログに記録し、聞き流さずに対応につなげましょう。

• 質問への返答期限を合意する。
• 懸念事項は担当者を付けてリスクまたは課題として記録する。
• 毎月スポンサーの1人に「この量のコミュニケーションで足りていますか」と尋ねる。

生きた計画に保つ

計画はステージゲートごと、およびステークホルダーマップが変わるたびに見直します。2サイクル使われていない行があるなら、そのメッセージは役目を終えたか、計画のほうが間違っています。Senshinでは、ステークホルダー台帳と週次報告が計画と同じ場所にあるため、対象者のリストと、そこに届く報告がずれません。

• 計画に日付を入れ、変更を記録する。
• 誰も読まない行は削除する。
• ステアリングコミッティのたびに、計画と現実を照らし合わせる。

Senshinでの位置づけ

よくある質問

その他のガイド

最終更新: 2026-10-22