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O que faz um PMO?
Pergunte a cinco pessoas o que o PMO faz e você ouvirá cinco respostas, e uma delas usa a palavra polícia. Aqui está para que serve de fato um escritório de projetos e como evitar que ele vire o departamento que só manda lembrete.
A resposta curta
O PMO, ou escritório de gerenciamento de projetos, existe para ajudar a organização a entregar projetos de forma consistente. Ele define os padrões, apoia quem toca o trabalho e dá à liderança uma visão confiável do que acontece em todo o portfólio.
Alguns PMOs fazem tudo isso. Outros fazem uma fatia, geralmente relatórios, e cansam de ser cobrados pelo resto.
- Padrões: modelos, métodos e definições, como o status RAG.
- Apoio: mentoria, treinamento e ajuda aos gerentes de projeto.
- Visibilidade: relatórios de portfólio em que os líderes podem confiar.
- Governança: garantir que as decisões certas vão para o fórum certo.
Os três modelos mais comuns
Os PMOs tendem a ficar em um de três pontos de um botão que vai do prestativo ao controlador. Saber onde o seu está explica a maior parte do atrito em volta dele.
- De apoio: oferece modelos, orientação e boas práticas, com pouca cobrança.
- De controle: exige o uso de métodos e modelos definidos e verifica a conformidade.
- Diretivo: gerencia os projetos ele mesmo e fornece os gerentes de projeto.
Funções do dia a dia
Olhe a agenda de um PMO e as mesmas atividades aparecem sempre. Nenhuma é glamorosa; todas importam quando o patrocinador pede a verdade em cima da hora.
- Coletar o status semanal e transformá-lo em relatórios de portfólio.
- Conduzir o processo de entrada de novas demandas de projeto.
- Manter a visão compartilhada dos registros RAID e cobrar ações atrasadas.
- Acompanhar benefícios e orçamentos entre os projetos.
- Fazer health checks nos projetos que parecem bambos.
- Organizar e divulgar as lições aprendidas.
Sinais de que o PMO agrega valor
O teste é simples: os gerentes de projeto querem falar com ele? Um PMO que alivia o trabalho é convidado para a conversa. Um que acrescenta formulário é evitado.
- Os gerentes de projeto preenchem uma atualização de status, não três.
- Os líderes recebem alertas antecipados, não surpresas no comitê diretivo.
- Os modelos economizam tempo em vez de gastá-lo.
- As decisões são escaladas e respondidas rápido.
Onde uma plataforma ajuda
Boa parte do esforço de um PMO é juntar e conciliar números à mão. No Senshin, a Torre de controle mostra a saúde do portfólio num só lugar, e os relatórios semanais são rascunhados a partir dos mesmos dados que os gerentes de projeto já mantêm.
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Perguntas frequentes
O que um PMO faz, em termos simples?
Um PMO define padrões de projeto, apoia os gerentes de projeto e reporta a saúde do portfólio, para os líderes verem o que está no prazo e o que precisa de decisão.
Qual a diferença entre um PMO e um gerente de projeto?
O gerente de projeto entrega um projeto. O PMO apoia muitos projetos ao mesmo tempo, definindo padrões e montando o quadro geral.
Quais são os tipos de PMO?
Os três usuais são de apoio, de controle e diretivo, indo do consultivo até o PMO que gerencia projetos diretamente.
Empresas pequenas precisam de um PMO?
Nem sempre de um formal. Mesmo uma única pessoa que cuide de modelos, relatórios e visibilidade do portfólio entrega boa parte do valor.
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