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¿Qué hace una PMO?
Pregunte a cinco personas qué hace la PMO y oirá cinco respuestas, una de las cuales incluye la palabra policía. Esto es para lo que sirve de verdad una oficina de gestión de proyectos, y cómo evitar que se convierta en el departamento que solo manda recordatorios.
La respuesta corta
Una PMO, u oficina de gestión de proyectos, existe para ayudar a la organización a entregar proyectos de manera consistente. Fija los estándares, apoya a quienes dirigen el trabajo y da a la dirección una visión fiable de lo que ocurre en todo el portafolio.
Algunas PMO hacen todo eso. Otras hacen una parte, normalmente los informes, y se cansan de que les pidan el resto.
- Estándares: plantillas, métodos y definiciones como el estado RAG.
- Apoyo: coaching, formación y ayuda para los gerentes de proyecto.
- Visibilidad: informes de portafolio en los que la dirección pueda confiar.
- Gobernanza: asegurar que las decisiones adecuadas llegan al foro adecuado.
Los tres modelos habituales
Las PMO suelen situarse en uno de tres puntos de un dial que va de lo servicial a lo controlador. Saber dónde está la suya explica la mayor parte de la fricción que genera.
- De apoyo: ofrece plantillas, consejo y buenas prácticas, con poca exigencia.
- De control: exige usar métodos y plantillas definidos y comprueba su cumplimiento.
- Directiva: dirige ella misma los proyectos y aporta a los gerentes de proyecto.
Funciones del día a día
Si mira el calendario de una PMO, las mismas actividades se repiten una y otra vez. Ninguna es glamorosa; todas importan cuando un patrocinador pide la verdad con poca antelación.
- Recopilar el estado semanal y convertirlo en informes de portafolio.
- Gestionar el proceso de entrada de nuevas solicitudes de proyecto.
- Mantener la vista compartida del registro RAID y perseguir las acciones vencidas.
- Hacer seguimiento de beneficios y presupuestos entre proyectos.
- Realizar revisiones de salud en proyectos que se ven tambaleantes.
- Organizar las lecciones aprendidas y compartirlas.
Señales de que una PMO aporta valor
La prueba es sencilla: ¿quieren los gerentes de proyecto hablar con ella? Una PMO que aligera el trabajo recibe invitaciones. La que añade formularios se evita.
- Los gerentes de proyecto rellenan una sola actualización de estado, no tres.
- La dirección recibe alertas tempranas, no sorpresas en el comité de dirección.
- Las plantillas ahorran tiempo en lugar de costarlo.
- Las decisiones se escalan rápido y se responden rápido.
Dónde ayuda una plataforma
Gran parte del esfuerzo de una PMO consiste en reunir y conciliar cifras a mano. En Senshin la Torre de control muestra la salud del portafolio en un solo lugar, y los informes semanales se redactan a partir de los mismos datos que los gerentes de proyecto ya mantienen.
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Preguntas frecuentes
¿Qué hace una PMO en términos sencillos?
Una PMO fija los estándares de proyecto, apoya a los gerentes de proyecto e informa sobre la salud del portafolio, para que la dirección vea qué va según lo previsto y qué necesita una decisión.
¿Cuál es la diferencia entre una PMO y un gerente de proyecto?
Un gerente de proyecto entrega un proyecto. Una PMO apoya muchos proyectos a la vez, fija los estándares y construye la imagen de conjunto.
¿Qué tipos de PMO existen?
Los tres habituales son de apoyo, de control y directiva, desde la que aconseja hasta la que gestiona los proyectos directamente.
¿Las empresas pequeñas necesitan una PMO?
No siempre una formal. Incluso una sola persona que se encargue de plantillas, informes y visibilidad del portafolio aporta buena parte del valor.
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