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Was macht ein PMO?
Fragen Sie fünf Leute, was das PMO macht, und Sie hören fünf Antworten, in einer kommt das Wort Polizei vor. Hier steht, wofür ein Project Management Office wirklich da ist und wie es nicht zur Abteilung wird, die nur Erinnerungen verschickt.
Die kurze Antwort
Ein PMO (Project Management Office, auch Projektmanagementbüro) hilft der Organisation, Projekte einheitlich zu liefern. Es setzt Standards, unterstützt die Leute, die die Arbeit machen, und gibt der Führung eine verlässliche Sicht auf das, was im Portfolio läuft.
Manche PMOs machen all das. Manche machen nur einen Ausschnitt, meist das Reporting, und sind es leid, nach dem Rest gefragt zu werden.
- Standards: Vorlagen, Methoden und Definitionen wie der RAG-Status.
- Unterstützung: Coaching, Schulung und Hilfe für Projektleiter.
- Transparenz: Portfolio-Reporting, auf das sich die Führung verlassen kann.
- Governance: dafür sorgen, dass die richtigen Entscheidungen im richtigen Gremium landen.
Die drei gängigen Modelle
PMOs sitzen meist an einem von drei Punkten auf einem Regler von hilfreich bis kontrollierend. Wer weiß, wo das eigene sitzt, versteht die meiste Reibung drumherum.
- Unterstützend: bietet Vorlagen, Rat und gute Praxis, mit kaum Durchsetzung.
- Kontrollierend: verlangt die Nutzung festgelegter Methoden und Vorlagen und prüft die Einhaltung.
- Direktiv: führt die Projekte selbst und stellt die Projektleiter.
Aufgaben im Tagesgeschäft
Im Kalender eines PMO tauchen immer dieselben Tätigkeiten auf. Keine ist glamourös, alle zählen, wenn ein Auftraggeber kurzfristig die Wahrheit wissen will.
- Wöchentliche Statusmeldungen einsammeln und zu Portfolioberichten verdichten.
- Den Eingangsprozess für neue Projektanträge betreiben.
- Die gemeinsame RAID-Log-Sicht pflegen und überfällige Maßnahmen nachhalten.
- Nutzen und Budgets über Projekte hinweg verfolgen.
- Health Checks bei Projekten durchführen, die wackeln.
- Lessons Learned organisieren und teilen.
Woran man erkennt, dass ein PMO Mehrwert stiftet
Der Test ist einfach: Wollen Projektleiter mit ihm sprechen? Ein PMO, das Arbeit leichter macht, wird eingeladen. Eines, das Formulare dazupackt, wird gemieden.
- Projektleiter füllen ein Status-Update aus, nicht drei.
- Die Führung bekommt Frühwarnungen statt Überraschungen im Lenkungsausschuss.
- Vorlagen sparen Zeit, statt sie zu kosten.
- Entscheidungen werden schnell eskaliert und schnell beantwortet.
Wo eine Plattform hilft
Ein großer Teil der PMO-Arbeit besteht darin, Zahlen von Hand zusammenzutragen und abzugleichen. In Senshin zeigt der Control Tower die Portfolio-Gesundheit an einem Ort, und Wochenberichte werden aus denselben Daten entworfen, die die Projektleiter ohnehin pflegen.
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Häufige Fragen
Was macht ein PMO in einfachen Worten?
Ein PMO setzt Projektstandards, unterstützt Projektleiter und berichtet über die Portfolio-Gesundheit, damit die Führung sieht, was im Plan liegt und wo eine Entscheidung nötig ist.
Was ist der Unterschied zwischen PMO und Projektleiter?
Ein Projektleiter liefert ein Projekt. Ein PMO unterstützt viele Projekte gleichzeitig, setzt die Standards und baut das Gesamtbild auf.
Welche Arten von PMO gibt es?
Die üblichen drei sind unterstützend, kontrollierend und direktiv, von beratend bis hin zum PMO, das Projekte direkt führt.
Brauchen kleine Unternehmen ein PMO?
Nicht unbedingt ein formales. Schon eine einzelne Person, die Vorlagen, Reporting und Portfolio-Transparenz verantwortet, liefert einen Großteil des Nutzens.
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