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Plano de realização de benefícios
Muitos projetos são entregues no prazo e no orçamento e mesmo assim não mudam nada. O plano de realização de benefícios é como você descobre se o objetivo do projeto realmente aconteceu.
Produtos, resultados e benefícios
Um projeto entrega produtos, como um sistema novo. Esses produtos viabilizam resultados, como atendimento de pedidos mais rápido. Os resultados geram benefícios, como custo menor ou receita maior. O plano de realização de benefícios liga os três e diz quem é responsável pelo último.
A verdade incômoda é que os benefícios costumam chegar depois que a equipe do projeto foi embora. Por isso o plano precisa de um responsável no negócio, não só no projeto.
O registro de benefícios: colunas para copiar
Mantenha uma linha por benefício. Poucos benefícios mensuráveis valem mais que uma lista longa de esperanças.
- Título do benefício e descrição em uma frase.
- Tipo: financeiro (dinheiro economizado ou ganho) ou não financeiro (velocidade, qualidade, risco, satisfação).
- Medida, ou KPI, e como será coletada.
- Linha de base: o valor de hoje, antes do projeto.
- Meta: o valor que você espera e a data em que o espera.
- Responsável pelo benefício (uma pessoa do negócio, nomeada) e as dependências que precisam se manter.
Um exemplo prático
Este exemplo usa números redondos inventados. Suponha que um projeto substitua um processo manual de faturas. O benefício é menos esforço de processamento. A linha de base é de 400 faturas por mês a 15 minutos cada, ou seja, 100 horas. A meta é 5 minutos cada, cerca de 33 horas, então por volta de 67 horas por mês são liberadas.
A um custo hora completo assumido de £30, isso dá cerca de £2.000 por mês, ou £24.000 por ano. Se o projeto custa £60.000, o retorno simples leva dois anos e meio. Pode estar ótimo, ou pode mudar a decisão, e de qualquer forma agora você sabe.
- Conte as horas liberadas como benefício quando alguém decidir como elas serão usadas.
- Separe benefícios em dinheiro de benefícios de capacidade no registro.
- Mostre as premissas ao lado dos números para que possam ser questionadas.
Acompanhamento após o go-live
Agende as revisões de benefícios antes de o projeto encerrar, normalmente aos três, seis e doze meses. Cada revisão compara a medida com sua linha de base e meta, e registra por que existe qualquer diferença.
O projeto pode encerrar enquanto o plano de benefícios segue aberto, entregue ao responsável pelo benefício. No Senshin, a visão de finanças e benefícios mantém os benefícios junto do custo, então o caso de valor é revisado ao lado do que o projeto gastou.
- Datas de revisão na agenda, com participantes nomeados.
- Reporte os benefícios no pacote do SteerCo, não só o status da entrega.
- Se um benefício atrasa, pergunte se a causa é entrega, adoção ou uma premissa errada.
- Retire os benefícios que deixaram de ser válidos, e diga isso abertamente.
Onde se encaixa
Comece o plano na iniciação, porque o business case (caso de negócio) é onde os benefícios são prometidos no começo. Revise-o em cada ponto de decisão (stage gate) e de novo no encerramento. Em um programa, os benefícios ficam no nível do programa, já que projetos individuais raramente os entregam sozinhos.
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Perguntas frequentes
O que é um plano de realização de benefícios?
É um plano que define os benefícios que um projeto deve entregar, quem é responsável por eles, como serão medidos e quando serão revisados após a entrega.
Qual a diferença entre produtos, resultados e benefícios?
Produtos são o que o projeto produz, resultados são as mudanças que esses produtos viabilizam e benefícios são o valor mensurável dessas mudanças para a organização.
Quem é responsável pela realização de benefícios?
Um responsável pelo benefício, nomeado, no negócio, geralmente um gerente sênior da área que muda. O gerente de projeto apoia, mas raramente é dono do benefício.
Por quanto tempo acompanhar os benefícios depois que o projeto termina?
Até a meta ser atingida ou o período de revisão combinado com o patrocinador acabar, em geral com revisões aos três, seis e doze meses.
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