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Modelo de relatório de encerramento de projeto
Terminar um projeto não é o mesmo que encerrá-lo. O relatório de encerramento é a papelada que impede um projeto concluído de assombrar você em silêncio pelos próximos seis meses.
O que um relatório de encerramento faz
O relatório de encerramento diz ao patrocinador e à organização o que foi entregue, quanto custou, o que sobrou e quem responde por isso daqui em diante. Também dá a você algo para apontar quando, meses depois, alguém perguntar se aquilo chegou a ser terminado.
Mire em três a cinco páginas. O patrocinador assina, então escreva para ser lido.
Seções para copiar
Use estes títulos nesta ordem. Cada um deve ocupar um parágrafo ou uma tabela pequena.
- Resumo: o projeto em três frases e o resultado geral.
- Objetivos: cada objetivo original, como entregue, parcialmente entregue ou não entregue.
- Entregas: o que foi repassado, a quem e a data de aceite.
- Prazo: data de término da linha de base, data real de término e os motivos de qualquer diferença.
- Orçamento: aprovado, custo final e variação, linha por linha.
- Mudanças aprovadas: lista de cada solicitação de mudança com sua decisão.
Pendências e transição
Seja honesto sobre o que não terminou. Uma pendência com responsável é aceitável; uma que ninguém menciona é um incidente futuro.
Nomeie a pessoa ou equipe que agora é dona da operação do resultado e confirme que ela sabe disso.
- Problemas e riscos em aberto, cada um com novo responsável e data.
- Condições de suporte e período de garantia, quando se aplicam.
- Documentos, acessos e licenças repassados, com sua localização.
- Contratos de fornecedores: encerrados, prorrogados ou transferidos.
- Faturas em aberto e qualquer orçamento a liberar ou devolver.
Benefícios e lições
Entregar não é o mesmo que gerar valor. Registre quais benefícios você espera, quem os medirá e quando. Um relatório de encerramento que esquece isso faz o projeto inteiro parecer um custo sem propósito.
Acrescente uma lista curta de lições aprendidas e aponte para o registro completo em vez de repeti-lo.
- Benefícios esperados, a medida, o responsável e a data de revisão.
- As três principais coisas que deram certo e as três que não deram.
- Recomendações para o PMO ou para o próximo projeto parecido.
Aprovação e fechamento
Termine com um bloco de assinaturas: patrocinador, gerente de projeto e o responsável pelo serviço que recebe, cada um com data. Depois feche as pontas soltas para o projeto realmente parar, liberando pessoas, códigos de custo e acessos.
Se plano, custos e registro RAID já vivem num só lugar, como no Senshin, boa parte deste relatório é ler números que existem em vez de reconstruí-los a partir de e-mails.
- Arquive plano, registro RAID, relatórios e decisões onde o PMO possa encontrá-los.
- Libere a equipe e encerre os códigos de custo.
- Avise as partes interessadas de que o projeto foi encerrado e com quem falar agora.
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Perguntas frequentes
O que é um relatório de encerramento de projeto?
É o relatório final de um projeto, que registra os resultados frente aos objetivos, o custo e o prazo finais, as pendências, os benefícios e as lições, e confirma a transição e a aprovação.
O que um relatório de encerramento de projeto deve conter?
Um resumo, os objetivos alcançados, as entregas, prazo e orçamento frente à linha de base, as mudanças aprovadas, as pendências, as lições aprendidas e as assinaturas.
Quem assina o relatório de encerramento de projeto?
Em geral o patrocinador, junto com o gerente de projeto e a pessoa ou equipe que vai operar o resultado. Sua governança pode incluir outros.
Qual a diferença entre relatório de encerramento e lições aprendidas?
O relatório de encerramento é o registro formal do resultado. As lições aprendidas são uma revisão detalhada do que melhorar, e o relatório de encerramento deve apontar para elas.
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