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Checklist de transição de projeto (handover)
A passagem de bastão de um projeto é o momento em que a verdade cai do arquivo. Use este checklist para repassar o que é real em vez do que está arrumadinho, seja você quem está saindo, rodando de projeto ou entregando um projeto concluído para a equipe que vai operá-lo.
1. Combine o que está sendo repassado
A transição dá errado quando cada lado imagina uma coisa. Escreva se é uma pessoa passando um projeto em andamento a outro gerente ou um projeto entregue passando para a operação. Nomeie quem recebe, a data e o momento em que a responsabilidade de fato muda de mãos.
- Responsável que sai, responsável que entra e patrocinador nomeados.
- Data efetiva da transferência, e não só a data da reunião de transição.
- Abrangência: projeto inteiro, uma frente de trabalho ou apenas o produto.
- Por onde o responsável que sai continua acessível e por quanto tempo.
2. Repasse o plano e o dinheiro
Passe a linha de base atual e a previsão, e seja honesto sobre a distância entre elas. Mostre os próximos três marcos com datas e as dependências que podem movê-los.
O orçamento pede a mesma franqueza: aprovado, gasto, comprometido e previsto, destacando o que não foi faturado ou está em disputa.
- Linha de base aprovada e data final prevista atual.
- Caminho crítico e próximos três marcos.
- Orçamento: aprovado, gasto, comprometido, previsto.
- Pedidos de compra em aberto, contratos de fornecedores e datas de renovação.
- Solicitações de mudança aprovadas ou pendentes.
3. Repasse os itens RAID em aberto
O registro RAID é o que o projeto tem de mais parecido com memória. Percorra com quem recebe cada risco, problema e decisão em aberto, não só os vermelhos, e diga o que você ia fazer a seguir em cada um.
- Todo item em aberto tem um responsável com nome e um prazo.
- Riscos perto de virar problemas estão sinalizados.
- Decisões aguardando resposta e de quem.
- Qualquer coisa prometida informalmente que não está escrita.
4. Repasse as pessoas e a política
Apresente quem recebe aos patrocinadores, às principais partes interessadas e aos fornecedores, pessoalmente sempre que der. Compartilhe o mapa de partes interessadas, mas também as notas não escritas: quem precisa de uma ligação antes da reunião, quem lê tudo, quem não lê nada.
- Mapa de partes interessadas e plano de comunicação.
- Datas de governança: próximo SteerCo e prazo do material.
- Contatos principais de fornecedores e da equipe.
- Sensibilidades que quem recebe deve conhecer antes do primeiro dia.
5. Confirme e formalize
A transição termina quando quem recebe diz que terminou, não quando quem passa para de falar. Faça uma apresentação curta, deixe quem recebe fazer as perguntas incômodas e registre o aceite. Se você já tem um arquivo de plano, importá-lo no Senshin dá a quem recebe um plano, um registro RAID e uma visão de saúde ativos para começar.
- Quem recebe confirma que encontra todos os documentos listados.
- Acessos a sistemas e pastas são conferidos, não presumidos.
- Dúvidas em aberto registradas com responsáveis e datas.
- Aceite registrado pelo patrocinador e pelos dois gerentes.
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Perguntas frequentes
O que deve constar em uma transição de projeto?
O plano e a linha de base, a posição do orçamento, os itens RAID em aberto, contratos e fornecedores, dados de partes interessadas e governança, documentos e acessos a sistemas, e uma confirmação assinada por quem recebe.
Qual a diferença entre transição e encerramento?
A transição passa a responsabilidade a um novo responsável ou equipe. O encerramento termina formalmente o projeto, confirma as entregas e registra as lições aprendidas. Costumam ocorrer juntos, mas não são a mesma coisa.
Quanto tempo deve durar a transição de um projeto?
O suficiente para quem recebe fazer todas as perguntas que importam, normalmente alguns dias úteis de sobreposição em um projeto em andamento. Transição apressada é onde promessas não documentadas se perdem.
Quem assina a transição de um projeto?
Quem assume confirma que aceita, e o patrocinador ou o gestor imediato normalmente assina também, para a responsabilidade ficar claramente registrada.
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