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Lista de verificación de traspaso de proyecto
El traspaso es el momento en que la verdad se cae del archivador. Use esta lista para entregar lo que es real y no lo que está ordenado, ya sea que usted se va, rota de puesto o entrega un proyecto terminado al equipo que lo operará.
1. Acuerde qué se está traspasando
El traspaso sale mal cuando cada parte imagina algo distinto. Anote si se trata de una persona que entrega un proyecto en marcha a otro gerente o de un proyecto terminado que pasa a operaciones. Nombre al receptor, la fecha y el momento en que la responsabilidad se transfiere de verdad.
- Responsable saliente, responsable entrante y patrocinador identificados.
- Fecha efectiva de la transferencia, no solo la fecha de la reunión de traspaso.
- Alcance del traspaso: todo el proyecto, un frente de trabajo o solo el producto.
- Cómo seguirá localizable el responsable saliente y durante cuánto tiempo.
2. Entregue el plan y el dinero
Entregue la línea base vigente y la previsión, y sea honesto sobre la brecha entre ambas. Muestre los tres próximos hitos con sus fechas y las dependencias que podrían moverlos.
El presupuesto exige la misma franqueza: aprobado, gastado, comprometido y previsto, señalando lo que esté sin facturar o en disputa.
- Línea base aprobada y fecha de fin prevista actual.
- Ruta crítica y próximos tres hitos.
- Presupuesto: aprobado, gastado, comprometido, previsto.
- Órdenes de compra abiertas, contratos con proveedores y fechas de renovación.
- Cualquier solicitud de cambio aprobada o pendiente.
3. Entregue los elementos vivos del registro RAID
El registro RAID es lo más parecido a una memoria que tiene el proyecto. Recorra con el receptor cada riesgo, incidencia y decisión abierta, no solo las que están en rojo, y diga qué iba a hacer a continuación con cada una.
- Cada elemento abierto tiene un responsable con nombre y una fecha límite.
- Se marcan los riesgos que están a punto de convertirse en incidencias.
- Decisiones pendientes de respuesta, y de quién.
- Todo lo prometido de manera informal que no esté por escrito.
4. Entregue a las personas y la política
Presente al receptor a los patrocinadores, las partes interesadas clave y los proveedores, en persona si es posible. Comparta el mapa de partes interesadas, pero también las notas no escritas: a quién hay que llamar antes de una reunión, quién lo lee todo y quién no lee nada.
- Mapa de partes interesadas y plan de comunicación.
- Fechas de gobernanza: el próximo comité de dirección y la fecha límite de su dossier.
- Contactos clave de proveedores y del equipo.
- Sensibilidades que el receptor debe conocer antes del primer día.
5. Confirme y firme
Un traspaso está completo cuando lo dice el receptor, no cuando el que entrega deja de hablar. Haga un repaso breve, deje que el receptor haga las preguntas incómodas y registre la conformidad. Si trabaja con un archivo de plan existente, importarlo en Senshin le da al receptor un plan vivo, un registro RAID y una vista de salud desde donde empezar.
- El receptor confirma que encuentra todos los documentos de la lista.
- Se comprueba el acceso a sistemas y carpetas, no se da por hecho.
- Las preguntas abiertas quedan registradas con responsables y fechas.
- Conformidad registrada por el patrocinador y los dos gerentes.
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Preguntas frecuentes
¿Qué debe incluir un traspaso de proyecto?
El plan y la línea base, la situación del presupuesto, los elementos abiertos del registro RAID, contratos y proveedores, datos de partes interesadas y gobernanza, documentos y accesos a sistemas, y una confirmación firmada por el receptor.
¿Cuál es la diferencia entre traspaso y cierre?
El traspaso transfiere la responsabilidad a un nuevo responsable o equipo. El cierre pone fin formalmente al proyecto, confirma los entregables y registra las lecciones aprendidas. A menudo ocurren a la vez, pero no son lo mismo.
¿Cuánto debe durar un traspaso de proyecto?
Lo suficiente para que el receptor haga todas las preguntas importantes; en un proyecto en marcha suelen ser unos días laborables de convivencia. Los traspasos con prisa son donde se pierden las promesas sin documentar.
¿Quién firma el traspaso de un proyecto?
El responsable entrante confirma que lo acepta y el patrocinador o el jefe directo suele refrendarlo, para que la responsabilidad quede claramente registrada.
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