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Plantilla de informe de cierre de proyecto
Terminar un proyecto no es lo mismo que cerrarlo. El informe de cierre es el papeleo que evita que un proyecto acabado le persiga en silencio durante los próximos seis meses.
Qué hace un informe de cierre
Un informe de cierre de proyecto dice al patrocinador y a la organización qué se entregó, cuánto costó, qué queda y quién se hace cargo a partir de ahora. También le da algo a lo que señalar cuando alguien pregunte, meses después, si aquello llegó a terminarse.
Apunte a entre tres y cinco páginas. Lo firma el patrocinador, así que escríbalo para que se lea.
Apartados para copiar
Use estos encabezados en este orden. Cada uno debería ocupar un párrafo o una tabla pequeña.
- Resumen: el proyecto en tres frases y el resultado global.
- Objetivos: cada objetivo original, con entregado, entregado en parte o no entregado.
- Entregables: qué se entregó, a quién y la fecha de aceptación.
- Plazo: fecha de fin de la línea base, fecha de fin real y los motivos de cualquier diferencia.
- Presupuesto: aprobado, costo final y variación, partida por partida.
- Cambios aprobados: una lista de cada solicitud de cambio con su decisión.
Pendientes y traspaso
Sea honesto sobre lo que no está terminado. Un pendiente con responsable está bien; uno que nadie menciona es una futura incidencia.
Nombre a la persona o el equipo que ahora es responsable de operar el resultado y confirme que lo sabe.
- Incidencias y riesgos pendientes, cada uno con nuevo responsable y fecha.
- Condiciones de soporte y periodo de garantía, cuando proceda.
- Documentos, accesos y licencias traspasados, con su ubicación.
- Contratos de proveedores: terminados, prorrogados o transferidos.
- Facturas pendientes y cualquier presupuesto que deba liberarse o devolverse.
Beneficios y lecciones
Entregar no es lo mismo que crear valor. Registre qué beneficios espera, quién los medirá y cuándo. Un informe de cierre que lo olvida hace que todo el proyecto parezca un costo sin sentido.
Añada una lista breve de lecciones aprendidas y remita al registro completo en lugar de repetirlo.
- Beneficios esperados, la medida, el responsable y la fecha de revisión.
- Las tres cosas principales que salieron bien y las tres que no.
- Recomendaciones para la PMO o para el próximo proyecto similar.
Firma y cierre definitivo
Termine con un bloque de firmas: patrocinador, gerente de proyecto y el responsable del servicio que recibe el resultado, cada uno con su fecha. Después cierre los cabos sueltos para que el proyecto se detenga de verdad, liberando personas, códigos de costo y accesos.
Si su plan, sus costos y su registro RAID ya viven en un mismo lugar, como ocurre en Senshin, buena parte de este informe consiste en leer cifras que ya existen en lugar de reconstruirlas a partir de correos.
- Archive el plan, el registro RAID, los informes y las decisiones donde la PMO pueda encontrarlos.
- Libere al equipo y cierre los códigos de costo.
- Avise a las partes interesadas de que el proyecto está cerrado y a quién dirigirse ahora.
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Preguntas frecuentes
¿Qué es un informe de cierre de proyecto?
Es el informe final de un proyecto, que recoge los resultados frente a los objetivos, el costo y el plazo finales, los pendientes, los beneficios y las lecciones, y confirma el traspaso y la firma.
¿Qué debe incluir un informe de cierre de proyecto?
Un resumen, los objetivos logrados, los entregables, el plazo y el presupuesto frente a la línea base, los cambios aprobados, los pendientes, las lecciones aprendidas y las firmas.
¿Quién firma un informe de cierre de proyecto?
Normalmente el patrocinador, junto con el gerente de proyecto y la persona o el equipo que operará el resultado. Su gobernanza puede añadir a otros.
¿Cuál es la diferencia entre un informe de cierre y las lecciones aprendidas?
El informe de cierre es el registro formal del resultado. Las lecciones aprendidas son una revisión detallada de qué mejorar, y el informe de cierre debería remitir a ellas.
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