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Plan de realización de beneficios
Muchos proyectos se entregan a tiempo y dentro del presupuesto y aun así no cambian nada. El plan de realización de beneficios es la manera de averiguar si lo que justificaba el proyecto ocurrió de verdad.
Productos, resultados y beneficios
Un proyecto entrega productos, como un sistema nuevo. Esos productos hacen posibles resultados, como un procesamiento de pedidos más rápido. Los resultados generan beneficios, como menores costos o mayores ingresos. Un plan de realización de beneficios conecta los tres y dice quién es responsable del último.
La dura verdad es que los beneficios suelen llegar cuando el equipo del proyecto ya se ha ido a casa. Por eso el plan necesita un responsable en el negocio, no solo en el proyecto.
El registro de beneficios: columnas para copiar
Lleve una fila por beneficio. Pocos beneficios medibles valen más que una lista larga de deseos.
- Título del beneficio y una descripción de una frase.
- Tipo: financiero (efectivo ahorrado o ganado) o no financiero (rapidez, calidad, riesgo, satisfacción).
- Medida, o KPI, y cómo se recogerá.
- Línea base: el valor actual, antes del proyecto.
- Objetivo: el valor que espera y la fecha en que lo espera.
- Responsable del beneficio (una persona del negocio con nombre) y las dependencias que deben cumplirse.
Un ejemplo resuelto
Este ejemplo usa cifras redondas inventadas. Supongamos que un proyecto sustituye un proceso manual de facturas. El beneficio es un menor esfuerzo de tramitación. La línea base es de 400 facturas al mes a 15 minutos cada una, es decir, 100 horas. El objetivo es de 5 minutos cada una, unas 33 horas, de modo que se liberan alrededor de 67 horas al mes.
Con un costo total supuesto de 30 libras la hora, son unas 2 000 libras al mes, o 24 000 libras al año. Si el proyecto cuesta 60 000 libras, la simple recuperación de la inversión tarda dos años y medio. Puede estar bien o puede cambiar la decisión, y en cualquier caso ahora lo sabe.
- Cuente las horas liberadas como beneficio cuando alguien decida cómo se usarán.
- Separe en el registro los beneficios que generan efectivo de los beneficios de capacidad.
- Muestre los supuestos junto a las cifras para que se puedan cuestionar.
Seguimiento tras la puesta en marcha
Programe las revisiones de beneficios antes de que el proyecto cierre, normalmente a los tres, seis y doce meses. Cada revisión compara la medida con su línea base y su objetivo, y registra por qué existe cualquier diferencia.
Un proyecto puede cerrarse mientras su plan de beneficios sigue abierto, traspasado al responsable del beneficio. En Senshin la vista de finanzas y beneficios mantiene los beneficios junto al costo, de modo que el caso de valor se revisa al lado de lo que gastó el proyecto.
- Fechas de revisión en la agenda, con asistentes con nombre.
- Informe los beneficios en el dossier del comité de dirección, no solo el estado de la entrega.
- Si un beneficio se retrasa, pregunte si la causa es la entrega, la adopción o un supuesto equivocado.
- Retire los beneficios que ya no son válidos, y dígalo abiertamente.
Dónde encaja
Empiece el plan en la fase de inicio, porque el caso de negocio es donde se prometen los beneficios al principio. Revíselo en cada punto de control de fase y de nuevo al cierre. En un programa, los beneficios se gestionan a nivel de programa, ya que los proyectos individuales rara vez los entregan solos.
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Preguntas frecuentes
¿Qué es un plan de realización de beneficios?
Es un plan que define los beneficios que debe entregar un proyecto, quién es su responsable, cómo se miden y cuándo se revisarán tras la entrega.
¿Cuál es la diferencia entre productos, resultados y beneficios?
Los productos son lo que produce el proyecto, los resultados son los cambios que esos productos hacen posibles y los beneficios son el valor medible de esos cambios para la organización.
¿Quién es responsable de la realización de beneficios?
Un responsable del beneficio con nombre en el negocio, normalmente un directivo del área que cambia. El gerente de proyecto apoya, pero rara vez es el dueño del beneficio.
¿Cuánto tiempo debe hacerse el seguimiento de los beneficios tras terminar un proyecto?
Hasta que se alcance el objetivo o termine el periodo de revisión acordado con el patrocinador, normalmente mediante revisiones a los tres, seis y doce meses.
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