Guide › Guida
Piano di realizzazione dei benefici
Molti progetti vengono consegnati nei tempi e nel budget e non cambiano comunque nulla. Il piano di realizzazione dei benefici è il modo per scoprire se lo scopo del progetto si è davvero realizzato.
Output, risultati e benefici
Un progetto consegna output, come un nuovo sistema. Quegli output rendono possibili risultati, come una gestione più rapida degli ordini. I risultati producono benefici, come costi più bassi o ricavi più alti. Il piano di realizzazione dei benefici collega i tre livelli e dice chi è responsabile dell'ultimo.
La dura verità è che i benefici di solito arrivano quando il team di progetto è già andato a casa. Il piano ha quindi bisogno di un responsabile nel business, non solo nel progetto.
Il registro dei benefici: le colonne da copiare
Tieni una riga per beneficio. Pochi benefici misurabili battono un lungo elenco di speranze.
- Titolo del beneficio e descrizione in una frase.
- Tipo: finanziario (denaro risparmiato o guadagnato) o non finanziario (velocità, qualità, rischio, soddisfazione).
- Misura, o KPI, e come verrà raccolta.
- Baseline: il valore di oggi, prima del progetto.
- Obiettivo: il valore che ti aspetti e la data in cui lo aspetti.
- Responsabile del beneficio (una persona del business con nome e cognome) e dipendenze che devono reggere.
Un esempio svolto
Questo esempio usa numeri tondi inventati. Supponi che un progetto sostituisca un processo manuale di fatturazione. Il beneficio è un minore impegno di elaborazione. La baseline è di 400 fatture al mese da 15 minuti ciascuna, cioè 100 ore. L'obiettivo è 5 minuti ciascuna, circa 33 ore, quindi circa 67 ore al mese liberate.
A un costo pieno ipotizzato di 30 sterline l'ora, sono circa 2.000 sterline al mese, ovvero 24.000 sterline l'anno. Se il progetto costa 60.000 sterline, il semplice rientro richiede due anni e mezzo. Può andare bene o può cambiare la decisione, e in ogni caso ora lo sai.
- Conta le ore liberate come beneficio solo quando qualcuno decide come verranno impiegate.
- Separa nel registro i benefici monetizzabili da quelli di capacità.
- Mostra le ipotesi accanto ai numeri, così si possono contestare.
Monitorare dopo il go-live
Programma le verifiche dei benefici prima che il progetto chiuda, di solito a tre, sei e dodici mesi. Ogni verifica confronta la misura con baseline e obiettivo e registra perché esiste un eventuale scarto.
Un progetto può chiudersi mentre il suo piano dei benefici resta aperto, affidato al responsabile del beneficio. In Senshin la vista di finanza e benefici tiene i benefici accanto ai costi, così il caso di valore si rivede accanto a ciò che il progetto ha speso.
- Date di verifica in agenda con partecipanti indicati per nome.
- Riporta i benefici nel dossier dello SteerCo, non solo lo stato di consegna.
- Se un beneficio slitta, chiediti se la causa è la consegna, l'adozione o un'ipotesi sbagliata.
- Elimina i benefici non più validi, e dillo apertamente.
Dove si colloca
Avvia il piano all'inizio del progetto, perché il business case è il luogo in cui i benefici vengono promessi in origine. Riprendilo a ogni stage gate e di nuovo alla chiusura. Per un programma, i benefici sono gestiti a livello di programma, perché i singoli progetti raramente li consegnano da soli.
Tienilo sempre aggiornato, non in un foglio Excel
Senshin tiene piano, RAID, budget e report in un unico posto, così tutto resta aggiornato senza il copia-e-incolla settimanale. Prova di 14 giorni, con progetti di esempio.
Inizia la prova di 14 giorniDove si trova in Senshin
O £499.90 all'anno. Ogni piano inizia con una prova di 14 giorni; al termine, il tuo lavoro rimane accessibile in sola lettura finché non ti abboni. Puoi annullare in qualsiasi momento. I prezzi sono al netto delle imposte. Il prezzo di Enterprise è per contratto: parla con noi.
Domande frequenti
Che cos'è un piano di realizzazione dei benefici?
È un piano che definisce i benefici che un progetto deve consegnare, chi ne è responsabile, come vengono misurati e quando saranno verificati dopo la consegna.
Qual è la differenza tra output, risultati e benefici?
Gli output sono ciò che il progetto produce, i risultati sono i cambiamenti che quegli output rendono possibili, e i benefici sono il valore misurabile di quei cambiamenti per l'organizzazione.
Chi è responsabile della realizzazione dei benefici?
Un responsabile del beneficio nel business, di solito un dirigente dell'area che cambia. Il project manager supporta ma raramente è il titolare del beneficio.
Per quanto tempo si monitorano i benefici dopo la fine di un progetto?
Fino al raggiungimento dell'obiettivo o alla fine del periodo di verifica concordato con lo sponsor, di solito con verifiche a tre, sei e dodici mesi.
Altre guide
Ultimo aggiornamento: