Гайды › Гайд
Шаблон запроса на изменение
В каждом проекте есть заинтересованное лицо, которое говорит «всего одна мелочь», обычно в пятницу в 16:55. Запрос на изменение превращает эту мелочь в решение, под которым кто-то подписался, а не в сюрприз, который вы проглатываете.
Для чего нужен запрос на изменение
Запрос на изменение — короткое письменное предложение изменить согласованный объём, сроки, бюджет или качество проекта. Он нужен, чтобы тот, кто просит, увидел цену изменения до того, как оно произойдёт, а тот, кто утверждает, подписался под последствиями.
Укладывайтесь в одну страницу. Если для объяснения изменения нужно десять страниц, это, скорее всего, новый проект в плаще с поднятым воротником.
Форма: поля для копирования
Вставьте эту структуру в свой документ и подгоните формулировки под вашу систему управления.
- Регистрационный номер, название и дата подачи.
- Инициатор (конкретный человек) и спонсор, которому запрос адресован.
- Описание изменения в двух-трёх простых предложениях.
- Причина: какую проблему оно решает или какую возможность создаёт.
- Приоритет: обязательно, желательно или было бы неплохо, со сроком, к которому это нужно.
- Статус: подан, оценён, утверждён, отклонён, отложен или внедрён.
Оценка влияния
Именно эта часть превращает мнение в решение. Заполните её до того, как кого-то просят утверждать.
Будьте конкретны. «Несколько дней дополнительной работы» — не влияние; три рабочих дня разработки плюс один на тестирование — влияние.
- Объём: какие результаты добавляются, меняются или убираются.
- Сроки: затронутые задачи, новая дата окончания и сдвигается ли критический путь.
- Стоимость: дополнительные трудозатраты, закупки и использованный резерв, итог «до и после».
- Риски: новые риски или усиление существующих.
- Зависимости: другие команды, поставщики или проекты, которым тоже придётся измениться.
- Выгоды: что получает бизнес и остаётся ли в силе обоснование выгод.
Варианты и рекомендация
Предложите минимум два варианта, кроме «ничего не делать»: например, утвердить полностью, утвердить сокращённую версию, отложить на следующий этап. Затем скажите, какой рекомендуете и почему, одним предложением, которое занятой спонсор прочтёт в лифте.
- Вариант А: ничего не делать, и во что это обойдётся.
- Вариант Б: утвердить как запрошено, с цифрами влияния выше.
- Вариант В: более дешёвая или более поздняя альтернатива.
- Ваша рекомендация и причина одной строкой.
Решение и доведение до конца
Изменение не утверждено, пока нужный человек не сказал об этом письменно. Запишите, кто решил, когда и что меняется в плане. А потом действительно обновите базовый план, иначе следующий отчёт сравнит вас с планом, по которому никто не работает.
В Senshin решение лежит в журнале RAID рядом с задачей плана и строкой затрат, на которые оно влияет, поэтому след остаётся, когда кто-нибудь спросит, почему сдвинулась дата.
- Имя утверждающего, решение, дата и условия.
- Новые дата окончания, бюджет и объём, со старыми значениями для сравнения.
- Ответственный за обновление плана и дата, когда оно будет сделано.
- Строка в следующем отчёте для SteerCo, чтобы никто не узнал об этом из слухов.
Держите это в актуальном виде, а не в таблице
Senshin хранит план, журнал RAID, бюджет и отчёты в одном месте, поэтому всё остаётся актуальным без еженедельного копирования. 14-дневный пробный период, с примерами проектов.
Начните 14-дневный пробный периодГде это живёт в Senshin
Или £499.90 в год. Каждый план начинается с 14-дневного пробного периода; после него ваша работа остаётся в режиме только чтения, пока вы не подпишетесь. Отменить можно в любой момент. Цены указаны без учёта налогов. Enterprise — по индивидуальному контракту: свяжитесь с нами.
Частые вопросы
Что такое запрос на изменение в управлении проектами?
Запрос на изменение — формальное предложение изменить утверждённый базовый план проекта: объём, сроки, стоимость или качество. В нём фиксируются причина, влияние и кто его утвердил или отклонил.
Кто утверждает запрос на изменение?
Зависит от вашей системы управления. Небольшие изменения в пределах согласованных допусков часто идут к руководителю проекта или спонсору, а крупные — в управляющий комитет.
Чем запрос на изменение отличается от расползания объёма?
Запрос на изменение — это видимое, оценённое и утверждённое изменение. Расползание объёма — та же дополнительная работа, пришедшая без оценки и утверждения.
Как обрабатывать срочные запросы на изменение?
Оставьте те же поля, но сократите цикл: быстро оцените влияние, получите решение названного утверждающего в тот же день и запишите его. Срочно не должно означать «без записи».
Другие гайды
Обновлено: