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Modelo de solicitação de mudança
Todo projeto tem uma parte interessada que pede só uma coisinha, de preferência às 16h55 de uma sexta. A solicitação de mudança é como você transforma essa coisinha em uma decisão assinada por alguém, em vez de uma surpresa que você absorve.
Para que serve uma solicitação de mudança
A solicitação de mudança é uma proposta escrita e curta para alterar escopo, prazo, orçamento ou qualidade acordados de um projeto. Existe para que quem pede veja o preço da mudança antes de ela acontecer, e para que quem aprova assine pelas consequências.
Mantenha em uma página. Se a mudança precisa de dez páginas para ser explicada, provavelmente é um projeto novo disfarçado de sobretudo.
O formulário: campos para copiar
Cole esta estrutura no seu documento e ajuste o texto à sua governança.
- Número de referência, título e data da solicitação.
- Solicitante (uma pessoa nomeada) e o patrocinador a quem a mudança deve ir.
- Descrição da mudança em duas ou três frases simples.
- Motivo: o problema que resolve ou a oportunidade que cria.
- Prioridade: indispensável, desejável ou opcional, com data limite.
- Status: aberta, avaliada, aprovada, rejeitada, adiada ou implementada.
A avaliação de impacto
É a parte que transforma opinião em decisão. Preencha antes de pedir a qualquer um que aprove.
Seja específico. Um trabalho extra de alguns dias não é impacto; três dias úteis de desenvolvimento mais um de testes é.
- Escopo: quais entregas são acrescentadas, alteradas ou removidas.
- Prazo: as tarefas afetadas, a nova data de término e se o caminho crítico se move.
- Custo: esforço extra, compras e contingência usada, mostrados como total antes e depois.
- Risco: riscos novos criados ou existentes que pioram.
- Dependências: outras equipes, fornecedores ou projetos que também precisam mudar.
- Benefícios: o que o negócio ganha e se o caso de benefícios continua de pé.
Opções e recomendação
Ofereça pelo menos duas opções além de não fazer nada, por exemplo aprovar integralmente, aprovar uma versão reduzida, adiar para uma fase posterior. Depois diga qual você recomenda e por quê, em uma frase que um patrocinador ocupado leia no elevador.
- Opção A: não fazer nada, e quanto isso custa.
- Opção B: aprovar como solicitado, com os números de impacto acima.
- Opção C: uma alternativa mais barata ou mais tardia.
- Sua recomendação e o motivo em uma linha.
Decisão e acompanhamento
Uma mudança só está aprovada quando a pessoa certa disse isso por escrito. Registre quem decidiu, quando, e o que muda no plano em consequência. Depois atualize de fato a linha de base, senão o próximo relatório compara você com um plano que ninguém segue.
No Senshin, a decisão fica no registro RAID, ao lado da tarefa do plano e da linha de custo que ela afeta, então o rastro está lá quando alguém perguntar por que a data mudou.
- Nome do aprovador, decisão, data e condições anexas.
- Nova data de término, orçamento e escopo, com os valores antigos guardados para comparação.
- Responsável pela atualização do plano e a data em que será feita.
- Uma linha no próximo relatório do SteerCo para ninguém saber disso por boato.
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Perguntas frequentes
O que é uma solicitação de mudança no gerenciamento de projetos?
É uma proposta formal para alterar a linha de base aprovada do projeto, abrangendo escopo, prazo, custo ou qualidade. Registra o motivo, o impacto e quem aprovou ou rejeitou.
Quem aprova uma solicitação de mudança?
Depende da sua governança. Mudanças pequenas, dentro das tolerâncias combinadas, costumam ir ao gerente de projeto ou ao patrocinador; as maiores vão ao comitê diretivo.
Qual a diferença entre solicitação de mudança e scope creep (aumento descontrolado de escopo)?
A solicitação de mudança é uma alteração visível, avaliada e aprovada. O scope creep é o mesmo trabalho extra chegando sem essa avaliação e aprovação.
Como tratar solicitações de mudança urgentes?
Mantenha os mesmos campos, mas encurte o ciclo: faça uma estimativa rápida de impacto, peça a um aprovador nomeado que decida no mesmo dia e registre. Urgente nunca deve significar sem registro.
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