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Plantilla de solicitud de cambio
Todo proyecto tiene a un interesado que dice «solo una cosita», normalmente a las 16:55 de un viernes. La solicitud de cambio es la forma de convertir esa cosita en una decisión que alguien firma, en lugar de una sorpresa que usted absorbe.
Para qué sirve una solicitud de cambio
Una solicitud de cambio es una propuesta escrita y breve para modificar el alcance, el plazo, el presupuesto o la calidad acordados de un proyecto. Existe para que quien la pide vea el precio del cambio antes de que ocurra y para que quien la aprueba firme sus consecuencias.
Manténgala en una página. Si un cambio necesita diez páginas para explicarse, probablemente sea un proyecto nuevo con gabardina.
El formulario: campos para copiar
Pegue esta estructura en su propio documento y ajuste la redacción a su gobernanza.
- Número de referencia, título y fecha de registro.
- Solicitado por (una persona con nombre) y el patrocinador al que debe llegar.
- Descripción del cambio en dos o tres frases sencillas.
- Motivo: el problema que resuelve o la oportunidad que crea.
- Prioridad: imprescindible, conveniente o deseable, con fecha límite de necesidad.
- Estado: registrada, evaluada, aprobada, rechazada, aplazada o implementada.
La evaluación de impacto
Esta es la parte que convierte una opinión en una decisión. Rellénela antes de pedirle a nadie que apruebe.
Sea concreto. «Algunos días de trabajo extra» no es un impacto; tres días laborables de desarrollo más uno de pruebas, sí.
- Alcance: qué entregables se añaden, cambian o eliminan.
- Plazo: las tareas afectadas, la nueva fecha de fin y si se mueve la ruta crítica.
- Costo: esfuerzo adicional, compras y contingencia utilizada, con el total antes y después.
- Riesgo: riesgos nuevos que se crean o existentes que empeoran.
- Dependencias: otros equipos, proveedores o proyectos que también deben cambiar.
- Beneficios: qué obtiene el negocio y si el caso de negocio sigue en pie.
Opciones y recomendación
Ofrezca al menos dos opciones además de no hacer nada, por ejemplo aprobar íntegramente, aprobar una versión reducida o aplazar a una fase posterior. Después diga cuál recomienda y por qué, en una frase que un patrocinador ocupado pueda leer en el ascensor.
- Opción A: no hacer nada y lo que eso cuesta.
- Opción B: aprobar tal como se pide, con las cifras de impacto anteriores.
- Opción C: una alternativa más barata o más tardía.
- Su recomendación y el motivo en una línea.
Decisión y seguimiento
Un cambio no está aprobado hasta que la persona adecuada lo ha dicho por escrito. Registre quién decidió, cuándo y qué cambia en el plan como consecuencia. Después actualice de verdad la línea base; si no, el próximo informe lo comparará con un plan que nadie sigue.
En Senshin la decisión queda en el registro RAID junto a la tarea del plan y la partida de costo a la que afecta, de modo que el rastro está ahí cuando alguien pregunta por qué se movió la fecha.
- Nombre del aprobador, decisión, fecha y condiciones asociadas.
- Fecha de fin, presupuesto y alcance actualizados, conservando los valores anteriores para compararlos.
- Responsable de actualizar el plan y fecha en que se hará.
- Una línea en el próximo informe al comité de dirección para que nadie se entere por rumores.
Mantenga esto al día, no en una hoja de cálculo
Senshin reúne en un solo lugar su plan, el registro RAID, el presupuesto y los informes, de modo que todo se mantiene actualizado sin copiar y pegar cada semana. Prueba de 14 días, con proyectos de muestra.
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Preguntas frecuentes
¿Qué es una solicitud de cambio en la gestión de proyectos?
Una solicitud de cambio es una propuesta formal para modificar una línea base aprobada del proyecto, ya sea de alcance, plazo, costo o calidad. Registra el motivo, el impacto y quién la aprobó o rechazó.
¿Quién aprueba una solicitud de cambio?
Depende de su gobernanza. Los cambios pequeños dentro de las tolerancias acordadas suelen ir al gerente de proyecto o al patrocinador, mientras que los mayores van al comité de dirección.
¿Cuál es la diferencia entre una solicitud de cambio y el aumento descontrolado del alcance?
La solicitud de cambio es un cambio visible, evaluado y aprobado. El aumento descontrolado del alcance (scope creep) es el mismo trabajo extra, pero llegando sin esa evaluación ni aprobación.
¿Cómo gestiono solicitudes de cambio urgentes?
Mantenga los mismos campos pero acorte el ciclo: haga una estimación rápida del impacto, consiga que un aprobador con nombre decida ese mismo día y regístrelo. Urgente nunca debería significar sin registrar.
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