Handleidingen › Handleiding
Stuurgroep agenda sjabloon (SteerCo)
De meeste stuurgroepen draaien op een ritueel: veertig minuten dia’s, vijf minuten besluiten en een opdrachtgever die op zijn telefoon kijkt. Deze agenda draait de volgorde om, zodat de vergadering haar plek in de agenda verdient.
Waarom de volgorde ertoe doet
Een stuurgroep bestaat om besluiten te nemen die de projectmanager niet alleen kan nemen: geld, scope, prioriteiten en risicobereidheid. Als de agenda zijn energie aan de status besteedt, worden de besluiten in de laatste vijf minuten gepropt, wanneer de helft van de zaal al vertrekt.
Zet de besluiten dus bovenaan, stuur de status vooraf als voorleesstuk en behandel de vergadering als werksessie in plaats van als optreden.
Een stuurgroep agenda van 60 minuten om te kopiëren
Gebruik deze tijden als uitgangspunt en pas ze aan op uw governance. Het gaat om de volgorde, niet om de stopwatch.
- 0-5 min: Welkom, afmeldingen, controle van het quorum en bevestiging dat iedereen het voorleesstuk heeft gelezen.
- 5-10 min: Totale RAG en de reden in één zin, plus prognose van de einddatum en kosten ten opzichte van de baseline.
- 10-35 min: Benodigde besluiten. Elk met opties, een aanbeveling, het gevolg van uitstel en een benoemde besluitnemer.
- 35-45 min: Grootste risico’s en issues die het bestuur kan beïnvloeden. Maximaal vijf, elk met de concrete vraag.
- 45-52 min: Wijzigingsverzoeken, baten en alles wat scope of budget raakt.
- 52-60 min: Samenvatting van genomen besluiten, acties met eigenaar en datum, en de datum van de volgende vergadering.
Het voorleesstuk waarmee het werkt
Verspreid minstens twee werkdagen vooraf een samenvatting van één pagina. Als een getal in het voorleesstuk staat, hoeft niemand het in de zaal hardop te laten voorlezen. Vraag leden vragen vooraf te sturen, zodat de vergadering haar tijd aan de lastige besteedt.
- Samenvatting op één pagina: totale RAG, RAG per gebied, trend sinds de vorige keer.
- Besluitstukken: één korte pagina per besluit, met opties en aanbeveling.
- Budgetoverzicht: goedgekeurd, uitgegeven, verplicht en prognose, passend bij de kostenregels.
- Grootste risico’s en issues, elk met eigenaar en wat u van het bestuur nodig heeft.
- Notulen en acties van de vorige vergadering, met status.
De zaal leiden
De voorzitter bewaakt de agenda; u bewaakt de feiten. Spreek vooraf af wie wat mag beslissen, zodat niemand midden in de vergadering ontdekt dat degene die de wijziging moet goedkeuren er niet is.
Schrijf besluiten in de zaal op, in gewone woorden, en lees ze voor voordat u sluit. Een besluit dat niet is vastgelegd, wordt op de volgende vergadering opnieuw genomen.
- Informeer de opdrachtgever vooraf over alles wat rood is, zodat het nooit een verrassing is.
- Als een besluit niet genomen kan worden, leg vast wie het neemt en vóór wanneer.
- Parkeer gedetailleerde discussies voor een zijsessie met de juiste mensen.
- Stuur de notulen binnen één werkdag, met de besluiten bovenaan.
Het document en de agenda gelijk houden
De agenda, het voorleesstuk en de notulen moeten één verhaal vertellen. In Senshin putten de week- en stuurgroeprapporten uit dezelfde RAID-log en planning als de rest van het project, dus het document dat u verstuurt komt overeen met het dossier erachter.
Houd dit actueel, niet in een spreadsheet
Senshin houdt uw planning, RAID-log, budget en rapportages op één plek, zodat dit actueel blijft zonder wekelijks knip- en plakwerk. Een proefperiode van 14 dagen, met voorbeeldprojecten.
Start uw proefperiode van 14 dagenWaar dit in Senshin zit
Of £499.90 per jaar. Elk plan begint met een proefperiode van 14 dagen; daarna blijft uw werk bewaard, alleen-lezen, totdat u abonneert. Op elk moment annuleren. Prijzen zijn exclusief belasting. Enterprise wordt per contract geprijsd: Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Wat hoort er op een stuurgroepagenda?
De totale status in één zin, benodigde besluiten, grootste risico’s en issues die het bestuur kan beïnvloeden, wijzigingen in scope of budget, en een samenvatting van acties. Zet besluiten vóór de status, zodat ze echt tijd krijgen.
Hoe lang moet een SteerCo duren?
Zestig minuten is voor de meeste projecten genoeg als het voorleesstuk vooraf is verspreid. Grotere programma’s hebben soms negentig minuten nodig, maar een langere vergadering wijst meestal op een probleem met het voorleesstuk.
Hoe vaak moet een stuurgroep vergaderen?
Maandelijks past bij de meeste projecten, met een korter tweewekelijks moment tijdens herstel of bij kritieke mijlpalen. Stem het ritme af op hoe snel besluiten nodig zijn.
Wie zit er in een SteerCo-vergadering?
De opdrachtgever als voorzitter, senior gebruikers of business owners, waar relevant een leverancier of vertegenwoordiger van financiën, en de projectmanager. Beperk het tot mensen die kunnen beslissen.
Meer handleidingen
Laatst bijgewerkt: