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Agenda de reunión del comité de dirección (SteerCo)
La mayoría de los comités de dirección siguen un ritual: cuarenta minutos de diapositivas, cinco de decisiones y un patrocinador mirando el celular. Esta agenda invierte el orden para que la reunión se gane su hueco en el calendario.
Por qué importa el orden
Un comité de dirección existe para tomar las decisiones que el gerente de proyecto no puede tomar solo: dinero, alcance, prioridades y apetito de riesgo. Si la agenda gasta su energía en el estado, las decisiones se comprimen en los últimos cinco minutos, cuando la mitad de la sala ya se está yendo.
Así que ponga las decisiones al principio, envíe el estado como lectura previa y trate la reunión como una sesión de trabajo y no como una función.
Una agenda de SteerCo de 60 minutos para copiar
Use estos tiempos como punto de partida y recórtelos según su gobernanza. Lo importante es la secuencia, no el cronómetro.
- 0-5 min: bienvenida, excusas de ausencia, comprobación de quórum y confirmación de que todos han leído la documentación previa.
- 5-10 min: RAG general y la razón en una frase, más fecha de fin prevista y costo frente a la línea base.
- 10-35 min: decisiones necesarias. Cada una con opciones, una recomendación, la consecuencia de retrasarla y un responsable de la decisión con nombre.
- 35-45 min: principales riesgos e incidencias en los que el comité puede influir. Cinco como máximo, cada uno con la petición concreta.
- 45-52 min: solicitudes de cambio, beneficios y todo lo que toque el alcance o el presupuesto.
- 52-60 min: repaso de las decisiones tomadas, acciones con responsables y fechas, y fecha de la próxima reunión.
La lectura previa que lo hace funcionar
Haga circular un resumen de una página al menos dos días laborables antes. Si una cifra está en la lectura previa, nadie debería necesitar que se lea en voz alta en la sala. Pida a los miembros que envíen sus preguntas por adelantado para que la reunión dedique su tiempo a las difíciles.
- Resumen de una página: RAG general, RAG por área, tendencia desde la última vez.
- Documentos de decisión: una página corta por decisión, con opciones y recomendación.
- Vista del presupuesto: aprobado, gastado, comprometido y previsto, coherente con las partidas de costo.
- Principales riesgos e incidencias, cada uno con responsable y lo que necesita del comité.
- Acta y acciones de la reunión anterior, con su estado.
Cómo llevar la sala
El presidente lleva la agenda; usted lleva los hechos. Acuerde de antemano quién puede decidir qué, para que nadie descubra a mitad de reunión que la persona que debe aprobar el cambio no está.
Escriba las decisiones en la sala, con palabras sencillas, y léalas en voz alta antes de cerrar. Una decisión que no se registra se volverá a tomar en la siguiente reunión.
- Informe previamente al patrocinador de todo lo que esté en rojo, para que nunca sea una sorpresa.
- Si no se puede tomar una decisión, registre quién la tomará y para cuándo.
- Aparte los debates detallados para una sesión aparte con las personas adecuadas.
- Envíe el acta en un día laborable, con las decisiones al principio.
Que el dossier y la agenda vayan a la par
La agenda, la lectura previa y el acta deben contar una sola historia. En Senshin los informes semanales y del comité de dirección se nutren del mismo registro RAID y del mismo plan que el resto del proyecto, de modo que el dossier que usted envía coincide con el registro que hay detrás.
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Preguntas frecuentes
¿Qué debe incluir la agenda de un comité de dirección?
El estado general en una frase, las decisiones necesarias, los principales riesgos e incidencias en los que el comité puede influir, los cambios de alcance o presupuesto y un repaso de las acciones. Ponga las decisiones antes del estado para que dispongan del tiempo que merecen.
¿Cuánto debe durar una reunión del SteerCo?
Sesenta minutos bastan para la mayoría de los proyectos si la lectura previa se envía con antelación. Los programas mayores pueden necesitar noventa, pero una reunión más larga suele indicar un problema con la lectura previa.
¿Con qué frecuencia debe reunirse un comité de dirección?
Una vez al mes va bien para la mayoría de los proyectos, con una sesión quincenal más corta durante una recuperación o en hitos críticos. Ajuste el ritmo a la rapidez con que se necesitan las decisiones.
¿Quién asiste a una reunión del SteerCo?
El patrocinador como presidente, usuarios sénior o dueños del negocio, un representante del proveedor o de finanzas cuando proceda, y el gerente de proyecto. Limítelo a personas que puedan tomar decisiones.
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