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Agenda-Vorlage für die SteerCo-Sitzung (Lenkungsausschuss)
Die meisten Lenkungsausschüsse laufen nach einem Ritual: vierzig Minuten Folien, fünf Minuten Entscheidungen und ein Sponsor, der aufs Handy schaut. Diese Agenda dreht die Reihenfolge um, damit die Sitzung ihren Kalenderplatz verdient.
Warum die Reihenfolge zählt
Ein Lenkungsausschuss existiert, um Entscheidungen zu treffen, die der Projektleiter nicht allein treffen kann: Geld, Umfang, Prioritäten und Risikobereitschaft. Verbraucht die Agenda ihre Energie für den Status, werden die Entscheidungen in die letzten fünf Minuten gequetscht, wenn die Hälfte des Raums schon geht.
Setzen Sie also die Entscheidungen nach oben, schicken Sie den Status vorab als Lesestoff und behandeln Sie die Sitzung als Arbeitssitzung statt als Aufführung.
Eine 60-Minuten-Agenda zum Kopieren
Nutzen Sie diese Zeiten als Ausgangspunkt und passen Sie sie an Ihre Governance an. Es geht um die Reihenfolge, nicht um die Stoppuhr.
- 0–5 Min.: Begrüßung, Entschuldigungen, Prüfung der Beschlussfähigkeit und Bestätigung, dass alle die Vorab-Unterlagen gelesen haben.
- 5–10 Min.: Gesamt-RAG und der Ein-Satz-Grund dafür, dazu prognostiziertes Enddatum und Kosten gegenüber dem Basisplan.
- 10–35 Min.: Nötige Entscheidungen. Jede mit Optionen, Empfehlung, Folge einer Verzögerung und einem namentlich genannten Entscheider.
- 35–45 Min.: Top-Risiken und Issues, die das Gremium beeinflussen kann. Höchstens fünf, jeweils mit der konkreten Bitte.
- 45–52 Min.: Änderungsanträge, Nutzen und alles, was Umfang oder Budget berührt.
- 52–60 Min.: Zusammenfassung der getroffenen Entscheidungen, Maßnahmen mit Verantwortlichen und Terminen sowie der Termin der nächsten Sitzung.
Die Vorab-Unterlagen, die es funktionieren lassen
Verteilen Sie mindestens zwei Arbeitstage vorher eine einseitige Zusammenfassung. Steht eine Zahl in den Vorab-Unterlagen, sollte niemand sie im Raum vorgelesen brauchen. Bitten Sie die Mitglieder, Fragen vorab zu schicken, damit die Sitzung ihre Zeit auf die schweren verwendet.
- Einseitige Zusammenfassung: Gesamt-RAG, RAG je Bereich, Trend seit dem letzten Mal.
- Entscheidungsvorlagen: eine kurze Seite je Entscheidung, mit Optionen und Empfehlung.
- Budgetansicht: genehmigt, ausgegeben, gebunden und Prognose, passend zu den Kostenpositionen.
- Top-Risiken und Issues, jeweils mit Verantwortlichem und dem, was Sie vom Gremium brauchen.
- Protokoll und Maßnahmen der letzten Sitzung, mit Status.
Den Raum führen
Der Vorsitzende hält die Agenda; Sie halten die Fakten. Vereinbaren Sie vorab, wer was entscheiden darf, damit niemand mitten in der Sitzung merkt, dass die Person, die die Änderung genehmigen muss, nicht da ist.
Schreiben Sie Entscheidungen im Raum in klaren Worten auf und lesen Sie sie vor dem Schluss zurück. Eine nicht dokumentierte Entscheidung wird in der nächsten Sitzung neu getroffen.
- Briefen Sie den Sponsor vorab zu allem, was rot ist, damit es nie eine Überraschung ist.
- Kann eine Entscheidung nicht getroffen werden, halten Sie fest, wer sie bis wann trifft.
- Parken Sie Detaildiskussionen für eine Nebenrunde mit den richtigen Leuten.
- Senden Sie das Protokoll innerhalb eines Arbeitstages, mit den Entscheidungen ganz oben.
Unterlagen und Agenda im Gleichklang halten
Agenda, Vorab-Unterlagen und Protokoll sollten eine Geschichte erzählen. In Senshin greifen die Wochen- und SteerCo-Berichte auf dasselbe RAID-Log und denselben Plan zu wie der Rest des Projekts, sodass der versendete Bericht zum dahinterliegenden Datenbestand passt.
Halten Sie das aktuell, nicht in einer Tabelle
Senshin hält Plan, RAID, Budget und Berichte an einem Ort, damit alles aktuell bleibt, ohne dass Sie jede Woche kopieren und einfügen. 14 Tage Testphase, mit Beispielprojekten.
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Häufige Fragen
Was gehört auf die Agenda eines Lenkungsausschusses?
Gesamtstatus in einem Satz, nötige Entscheidungen, Top-Risiken und Issues, die das Gremium beeinflussen kann, Änderungen an Umfang oder Budget und eine Zusammenfassung der Maßnahmen. Stellen Sie Entscheidungen vor den Status, damit sie ordentlich Zeit bekommen.
Wie lang sollte eine SteerCo-Sitzung sein?
Sechzig Minuten reichen für die meisten Projekte, wenn die Vorab-Unterlagen vorher verteilt werden. Größere Programme brauchen vielleicht neunzig, aber eine längere Sitzung deutet meist auf ein Problem mit den Vorab-Unterlagen hin.
Wie oft sollte ein Lenkungsausschuss tagen?
Monatlich passt für die meisten Projekte, mit einem kürzeren zweiwöchentlichen Termin bei einer Sanierung oder an kritischen Meilensteinen. Richten Sie den Rhythmus danach, wie schnell Entscheidungen nötig sind.
Wer nimmt an einer SteerCo-Sitzung teil?
Der Sponsor als Vorsitzender, Schlüsselanwender oder Fachbereichsverantwortliche, bei Bedarf ein Vertreter von Lieferant oder Finanzen und der Projektleiter. Beschränken Sie es auf Leute, die entscheiden können.
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