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Modèle d'ordre du jour de COPIL (comité de pilotage)

La plupart des comités de pilotage suivent un rituel : quarante minutes de diapositives, cinq minutes de décisions et un sponsor qui regarde son téléphone. Cet ordre du jour inverse la séquence pour que la réunion mérite sa place à l'agenda.

Pourquoi l'ordre compte

Un comité de pilotage existe pour prendre les décisions que le chef de projet ne peut pas prendre seul : argent, périmètre, priorités et appétence au risque. Si l'ordre du jour dépense son énergie sur l'avancement, les décisions sont coincées dans les cinq dernières minutes, quand la moitié de la salle est déjà en train de partir.

Mettez donc les décisions en tête, envoyez l'avancement en pré-lecture, et traitez la réunion comme une séance de travail et non comme un spectacle.

Un ordre du jour de COPIL de 60 minutes à copier

Prenez ces horaires comme point de départ et adaptez-les à votre gouvernance. Ce qui compte est la séquence, pas le chronomètre.

• 0-5 min : accueil, excusés, vérification du quorum et confirmation que chacun a lu la pré-lecture.
• 5-10 min : RAG global et sa raison en une phrase, plus date de fin prévisionnelle et coût par rapport à la baseline.
• 10-35 min : décisions à prendre. Chacune avec options, recommandation, conséquence d'un retard et décideur nommé.
• 35-45 min : principaux risques et problèmes sur lesquels le comité peut agir. Cinq au maximum, chacun avec la demande précise.
• 45-52 min : demandes de changement, bénéfices et tout ce qui touche au périmètre ou au budget.
• 52-60 min : récapitulatif des décisions prises, actions avec responsables et dates, et date de la prochaine réunion.

La pré-lecture qui fait tout fonctionner

Diffusez une synthèse d'une page au moins deux jours ouvrés à l'avance. Si un chiffre figure dans la pré-lecture, personne ne devrait avoir besoin qu'on le lise à voix haute en salle. Demandez aux membres d'envoyer leurs questions à l'avance pour que la réunion se consacre aux plus difficiles.

• Synthèse d'une page : RAG global, RAG par domaine, tendance depuis la dernière fois.
• Notes de décision : une courte page par décision, options et recommandation.
• Vue budgétaire : approuvé, dépensé, engagé et prévisionnel, en cohérence avec les lignes de coût.
• Principaux risques et problèmes, chacun avec son responsable et ce que vous attendez du comité.
• Compte rendu et actions de la réunion précédente, avec leur statut.

Tenir la salle

Le président tient l'ordre du jour ; vous tenez les faits. Convenez à l'avance de qui peut décider de quoi, pour que personne ne découvre en séance que la personne qui doit approuver le changement est absente.

Écrivez les décisions en séance, en termes simples, et relisez-les avant de clore. Une décision non consignée sera reprise à la réunion suivante.

• Prévenez le sponsor de tout ce qui est rouge, pour que ce ne soit jamais une surprise.
• Si une décision ne peut pas être prise, consignez qui la prendra et pour quand.
• Renvoyez les discussions de détail à une séance à part avec les bonnes personnes.
• Envoyez le compte rendu sous un jour ouvré, décisions en tête.

Garder le dossier et l'ordre du jour cohérents

L'ordre du jour, la pré-lecture et le compte rendu doivent raconter une seule histoire. Dans Senshin, les rapports hebdomadaires et de COPIL s'appuient sur le même registre RAID et le même plan que le reste du projet : le dossier que vous envoyez correspond à la réalité enregistrée.

Où cela se trouve dans Senshin

Questions fréquentes

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Dernière mise à jour: 2026-10-22