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Modello di budget di progetto
Un budget che si guarda solo il giorno in cui i soldi finiscono è un diario, non un piano. Questo modello ti dà le colonne che permettono di vedere lo sforamento quando c'è ancora tempo per farci qualcosa.
Costruiscilo per voce di costo
Parti dalle voci, non dal totale. Un numero solo non dice dove vanno i soldi, un breve elenco di voci sì. Raggruppa secondo ciò che chiederà lo sponsor: persone, fornitori, licenze, hardware, trasferte, formazione e contingenza.
Una volta approvata, mantieni stabile la struttura. Spostare costi da una voce all'altra per rendere più presentabile un report è il modo più rapido per perdere la fiducia del referente della finanza.
- Persone: tempo interno e collaboratori esterni.
- Fornitori e servizi gestiti.
- Software, licenze e hosting.
- Hardware e attrezzature.
- Formazione, trasferte e spese varie.
- Contingenza, mostrata come voce a sé.
Le colonne
Questa è la struttura da copiare. Ogni voce ha una riga; la riga dei totali somma le colonne sottostanti e deve corrispondere esattamente.
- Voce e codice di costo.
- Budget approvato e speso a oggi (consuntivo).
- Impegnato: ordinato o contrattualizzato ma non ancora pagato.
- Stima per finire (quanto ti aspetti di spendere ancora) e stima a finire complessiva (speso più impegnato più stima per finire).
- Scostamento: approvato meno stima a finire complessiva.
- Responsabile e una riga di nota su ogni scostamento.
Un piccolo esempio svolto
Le cifre che seguono sono inventate a scopo illustrativo. Supponi che una voce fornitori abbia un budget approvato di £100.000, con £40.000 spesi, £20.000 impegnati e £50.000 ancora previsti. La stima a finire complessiva è £110.000 e lo scostamento è meno £10.000.
Quella voce è già oltre il budget anche se dal conto sono usciti soltanto £60.000. Guardando la sola spesa vedresti £60.000 su £100.000 usati, una situazione comoda. Sono le colonne degli impegni e della previsione a mostrare il problema.
- Speso più impegnato è il tuo costo minimo.
- La stima per finire deve essere ragionata, non semplicemente budget meno spesa.
- Lo scostamento negativo entra nella sintesi per lo SteerCo.
Contingenza e modifiche
La contingenza serve per i rischi che non si sono ancora verificati. Usala tramite una decisione registrata, indicando il rischio che copre, così vedi cosa resta e perché. Le richieste di modifica approvate cambiano la baseline di budget; quelle non approvate vanno nella previsione come esposizione segnalata.
- Collega la spesa di contingenza a una voce RAID.
- Ricalcola la baseline attraverso il controllo delle modifiche, mai in silenzio.
- Mostra il budget prima e dopo ogni modifica approvata.
Ritmo di revisione
Aggiorna consuntivo e impegnato almeno ogni mese, e la previsione ogni volta che qualcosa di rilevante si muove. Concorda con lo sponsor una tolleranza, per esempio una percentuale o un importo, oltre la quale scali. In Senshin la vista finanza tiene collegati voci di costo e totali, così ciò che riporti corrisponde a ciò che sta sotto.
- Verifica i totali rispetto alle voci prima di ogni report.
- Riconcilia il consuntivo con la finanza ogni mese.
- Chiedi a ogni responsabile di voce la sua previsione, non solo la sua spesa.
Tienilo sempre aggiornato, non in un foglio Excel
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Domande frequenti
Che cosa deve includere un modello di budget di progetto?
Voci di costo, budget approvato, speso a oggi, spesa impegnata, stima per finire, stima a finire complessiva, scostamento e un responsabile per ogni voce.
Qual è la differenza tra impegnato e speso?
Speso è il denaro effettivamente pagato o fatturato. Impegnato è il denaro che hai concordato per contratto di spendere ma non hai ancora pagato, per esempio un ordine di acquisto approvato.
Come si calcola la stima a finire?
Nella forma più semplice si sommano la spesa a oggi, la spesa impegnata e la tua stima ragionata di ciò che deve ancora arrivare. Confronta il risultato con il budget approvato per ottenere lo scostamento.
Quanta contingenza dovrebbe avere il budget di un progetto?
Non esiste una cifra universale. Basala sulla dimensione dei rischi e sull'incertezza delle stime, concordala con lo sponsor e registra come viene spesa.
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