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Projektbudget: Vorlage
Ein Budget, das man erst ansieht, wenn das Geld alle ist, ist ein Tagebuch und kein Plan. Diese Vorlage liefert die Spalten, mit denen Sie eine Überschreitung sehen, solange noch Zeit zum Gegensteuern ist.
Nach Kostenpositionen aufbauen
Fangen Sie mit den Positionen an, nicht mit der Summe. Eine einzelne Zahl sagt Ihnen nicht, wohin das Geld fließt, eine kurze Liste von Positionen schon. Gruppieren Sie nach dem, wonach der Auftraggeber fragen wird: Personal, Lieferanten, Lizenzen, Hardware, Reisen, Schulung und Reserve.
Halten Sie die Struktur nach der Genehmigung stabil. Kosten zwischen Positionen zu verschieben, damit ein Bericht besser aussieht, ist der schnellste Weg, das Vertrauen des Controllings zu verlieren.
- Personal: interne Zeit und externe Kräfte.
- Lieferanten und Managed Services.
- Software, Lizenzen und Hosting.
- Hardware und Ausstattung.
- Schulung, Reisen und Sonstiges.
- Reserve (Contingency), als eigene Position ausgewiesen.
Die Spalten
Das ist die Struktur zum Kopieren. Jede Position bekommt eine Zeile; die Summenzeile addiert die Spalten darüber und muss genau damit übereinstimmen.
- Position und Kostenstelle.
- Genehmigtes Budget und bisher Ausgegebenes (Ist).
- Gebunden: bestellt oder beauftragt, aber noch nicht bezahlt.
- Restprognose (was Sie noch auszugeben erwarten) und Prognose bei Abschluss (Ausgegebenes plus Gebundenes plus Restprognose).
- Abweichung: genehmigt minus Prognose bei Abschluss.
- Verantwortlicher und eine Zeile Anmerkung zu jeder Abweichung.
Ein kleines Rechenbeispiel
Die Zahlen unten sind frei erfunden. Angenommen, eine Lieferantenposition hat ein genehmigtes Budget von £100,000, davon sind £40,000 ausgegeben, £20,000 gebunden und £50,000 noch zu erwarten. Die Prognose bei Abschluss beträgt £110,000, die Abweichung minus £10,000.
Diese Position liegt schon über dem Budget, obwohl erst £60,000 das Konto verlassen haben. Wer nur auf die Ausgaben schaut, sieht komfortable £60,000 von £100,000 verbraucht. Die Spalten für Gebundenes und Prognose zeigen das Problem.
- Ausgegeben plus gebunden sind Ihre Mindestkosten.
- Die Restprognose sollte begründet sein, nicht einfach Budget minus Ausgaben.
- Negative Abweichungen gehören in die SteerCo-Zusammenfassung.
Reserve und Änderungen
Die Reserve ist für Risiken, die noch nicht eingetreten sind. Lösen Sie sie über eine dokumentierte Entscheidung auf und nennen Sie das abgedeckte Risiko, damit erkennbar bleibt, was übrig ist und warum. Genehmigte Änderungsanträge ändern den Budget-Basisplan; nicht genehmigte gehören als markiertes Risiko in die Prognose.
- Verknüpfen Sie Reserveverbrauch mit einem RAID-Eintrag.
- Setzen Sie den Basisplan über die Änderungssteuerung neu, nie stillschweigend.
- Zeigen Sie das Budget vor und nach jeder genehmigten Änderung.
Rhythmus der Prüfung
Aktualisieren Sie Ist und Gebundenes mindestens monatlich und die Prognose, sobald sich etwas Wesentliches bewegt. Vereinbaren Sie mit dem Auftraggeber eine Toleranz, etwa einen Prozentsatz oder Betrag, ab der Sie eskalieren. In Senshin hält die Finanzansicht Kostenpositionen und Summen verknüpft, sodass Ihr Bericht dem entspricht, was darunter liegt.
- Prüfen Sie die Summen gegen die Positionen vor jedem Bericht.
- Stimmen Sie das Ist jeden Monat mit dem Controlling ab.
- Fragen Sie jeden Positionsverantwortlichen nach seiner Prognose, nicht nur nach seinen Ausgaben.
Halten Sie das aktuell, nicht in einer Tabelle
Senshin hält Plan, RAID, Budget und Berichte an einem Ort, damit alles aktuell bleibt, ohne dass Sie jede Woche kopieren und einfügen. 14 Tage Testphase, mit Beispielprojekten.
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Häufige Fragen
Was gehört in eine Projektbudget-Vorlage?
Kostenpositionen, genehmigtes Budget, bisherige Ausgaben, gebundene Mittel, Restprognose, Prognose bei Abschluss, Abweichung und ein Verantwortlicher je Position.
Was ist der Unterschied zwischen gebunden und ausgegeben?
Ausgegeben ist Geld, das tatsächlich bezahlt oder in Rechnung gestellt wurde. Gebunden ist Geld, das Sie vertraglich zugesagt, aber noch nicht bezahlt haben, etwa eine genehmigte Bestellung.
Wie berechne ich die Prognose bei Abschluss?
In der einfachsten Form addieren Sie bisherige Ausgaben, gebundene Mittel und Ihre begründete Schätzung des noch Kommenden. Der Vergleich mit dem genehmigten Budget ergibt die Abweichung.
Wie viel Reserve sollte ein Projektbudget haben?
Eine allgemeingültige Zahl gibt es nicht. Richten Sie sie nach der Größe Ihrer Risiken und der Unsicherheit Ihrer Schätzungen, stimmen Sie sie mit dem Auftraggeber ab und dokumentieren Sie den Verbrauch.
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