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Plantilla de presupuesto de proyecto
Un presupuesto que solo se mira el día en que se acaba el dinero es un diario, no un plan. Esta plantilla le da las columnas que permiten ver el sobrecoste mientras aún hay tiempo de hacer algo.
Constrúyalo por partidas
Empiece por las partidas, no por el total. Un solo número no dice adónde va el dinero; una lista corta de partidas sí. Agrupe según lo que preguntará el patrocinador: personas, proveedores, licencias, equipos, viajes, formación y contingencia.
Mantenga estable la estructura una vez aprobada. Mover costes entre partidas para que un informe luzca mejor es la forma más rápida de perder la confianza de su socio de finanzas.
- Personas: tiempo interno y contratistas.
- Proveedores y servicios gestionados.
- Software, licencias y alojamiento.
- Hardware y equipamiento.
- Formación, viajes y gastos varios.
- Contingencia, como partida propia.
Las columnas
Esta es la estructura para copiar. Cada partida ocupa una fila; la fila de totales suma las columnas de arriba y debe coincidir exactamente.
- Partida y código de coste.
- Presupuesto aprobado y gastado hasta la fecha (reales).
- Comprometido: pedido o contratado pero aún no pagado.
- Previsión para terminar (lo que espera gastar todavía) y previsión al cierre (gastado más comprometido más previsión para terminar).
- Desviación: aprobado menos previsión al cierre.
- Responsable y una línea de nota sobre cualquier desviación.
Un pequeño ejemplo práctico
Las cifras siguientes son inventadas, solo para ilustrar. Digamos que una partida de proveedores tiene un presupuesto aprobado de £100,000, con £40,000 gastados, £20,000 comprometidos y £50,000 que aún se esperan. La previsión al cierre es de £110,000 y la desviación es de menos £10,000.
Esa partida ya está por encima del presupuesto aunque de la cuenta solo hayan salido £60,000. Si mirara solo el gasto, vería un cómodo uso de £60,000 de £100,000. Las columnas de comprometido y previsión son las que muestran el problema.
- Gastado más comprometido es su coste mínimo.
- La previsión para terminar debe ser razonada, no simplemente presupuesto menos gasto.
- La desviación negativa va en el resumen del comité de dirección.
Contingencia y cambios
La contingencia es para riesgos que aún no han ocurrido. Úsela mediante una decisión registrada que nombre el riesgo que cubre, para poder ver cuánto queda y por qué. Las solicitudes de cambio aprobadas modifican la línea base del presupuesto; las no aprobadas van en la previsión como una exposición señalada.
- Vincule el gasto de contingencia a un elemento del registro RAID.
- Rebasee mediante control de cambios, nunca en silencio.
- Muestre el presupuesto antes y después de cada cambio aprobado.
Ritmo de revisión
Actualice los reales y el gasto comprometido al menos una vez al mes, y la previsión cada vez que algo importante se mueva. Acuerde con el patrocinador una tolerancia, por ejemplo un porcentaje o un importe, a partir de la cual se escala. En Senshin la vista de finanzas mantiene vinculadas las partidas y los totales, de modo que lo que usted reporta coincide con lo que hay debajo.
- Compruebe los totales contra las partidas antes de cada informe.
- Concilie los reales con finanzas cada mes.
- Pida a cada responsable de partida su previsión, no solo su gasto.
Mantenga esto al día, no en una hoja de cálculo
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Preguntas frecuentes
¿Qué debe incluir una plantilla de presupuesto de proyecto?
Partidas de coste, presupuesto aprobado, gastado hasta la fecha, gasto comprometido, previsión para terminar, previsión al cierre, desviación y un responsable por partida.
¿Cuál es la diferencia entre comprometido y gastado?
Gastado es dinero ya pagado o facturado. Comprometido es dinero que usted se ha obligado por contrato a gastar pero aún no ha pagado, como una orden de compra aprobada.
¿Cómo se calcula la previsión al cierre?
En su forma más sencilla, sume lo gastado hasta la fecha, el gasto comprometido y su estimación razonada de lo que falta. Compare el resultado con el presupuesto aprobado para obtener la desviación.
¿Cuánta contingencia debe tener el presupuesto de un proyecto?
No hay una cifra universal. Basela en el tamaño de sus riesgos y la incertidumbre de sus estimaciones, acuérdela con su patrocinador y registre cómo se gasta.
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